Directeur(trice) des services généraux

Médecins du Monde Luxembourg (MdM) est une association qui soigne au Luxembourg les populations les plus vulnérables et exclues des soins de santé. Dans les centres médicaux de Bonnevoie et Esch-sur-Alzette, près de 15 salariés et de 150 bénévoles s'engagent pour offrir des soins. En 2024, quelques 1200 personnes ont bénéficié d'un suivi psycho-médico-social au Luxembourg. Association de solidarité internationale, Médecins du Monde témoigne des entraves à l'accès aux soins, des atteintes aux droits de l'Homme et à la dignité humaine.

MISSIONS PRINCIPALES :

Sous l'autorité du Directeur Général, le/la Directeur.trice des services généraux est responsable de l'ensemble des services support des opérations de soins offertes par l'organisation aux personnes sans accès aux soins. Ces services recouvrent les volets financier, ressources humaines, informatique, administratif et logistique. La personne occupant ce poste à quatre personnes sous son autorité directe et assure lui-même des activités de reporting et de suivi budgétaire et financier.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Volet Finances :

* assure l'établissement du budget (avec le Comité de Direction) et son suivi régulier ;
* supervise la comptabilité et assure la clôture des comptes annuels en collaboration avec le trésorier, la fiduciaire externe et le reviseur d'entreprises ;
* supervise la facturation et les paiements ;
* assure le suivi des subventions reçues, leur allocation, la préparation des décomptes et leur reporting ;
* supervise le back-office des dons (encodage, suivi et reporting) ;
* produit les rapports financiers et administratifs destinés aux Conseil d'Administration et comité de direction ;
* met en place et suit les procédures internes pour assurer le bon fonctionnement des projets, la bonne gouvernance et la conformité réglementaire ;
* gère les deux assistant.e.s à la gestion et l'administration ;
* participe activement aux travaux de la « Finance Community » du réseau international MdM.

Volet Ressources Humaines

* supervise le/la chargé.e de ressources humaines dans sa gestion quotidienne des RH, salariés et bénévoles (pour le volet administratif, formations, etc…, soit les aspects non opérationnels) ;
* construit avec elle (et avec le groupe de travail RH) le plan annuel d'action RH dont il supervise l'exécution ;
* est responsable, avec la chargée de ressources humaines, de la préparation et du paiement des salaires.

Volet Logistique

* supervise le/la chargé.e de logistique dans la gestion quotidienne des bâtiments et des équipements, le ICT au sens large, la sécurité, les transports de stocks, … ;
* supervise les investissements de matériel pour les collaborateurs et collaboratrices ;
* supervise la relation entre MdM et les fournisseurs, et le respect des contrats de fournitures signés ;

Comité de direction

* participe aux réunions hebdomadaires du Comité de direction dont il est solidaire ;
* participe à la prise de décisions en faveur d'un fonctionnement et d'un développement efficace de l'organisation au service de sa mission ;
collabore de manière harmonieuse avec la Directrice des Programmes de Soins pour permettre à l'activité de MdM de se développer au mieux ;
* participe à l'élaboration du plan opérationnel annuel (financière, RH, logistique) en lien avec la Directrice des Programmes et la Direction Générale et assure le suivi des domaines qui le concernent.


QUALIFICATIONS

* Diplôme d'études économiques et financières, de gestion ou équivalent et/ou expérience d'au moins 5 ans dans ces domaines.
* Maîtrise des mécanismes financiers, comptables et budgétaires.
* La connaissance du monde associatif subventionné et des enjeux et règles en matière de Ressources Humaines au Grand-Duché de Luxembourg sont des atouts.
* Une expérience de management d'équipe est un plus.
* Maîtrise écrite et orale des langues officielles et de l'Anglais, la connaissance d'autres langues est appréciée.
* Maîtrise usuelle du pack Office (Word, Excel et Outlook). La connaissance des plateformes de comptabilité et CRM est un atout.

CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES:

* Autonome, polyvalent.e et organisé.e, il/elle est capable d'organiser son travail et celui de ses collaborateur.trice.s de façon structurée et de prendre des initiatives et des décisions dans le cadre fixé par MdM.
* Il/elle gère ses équipes de manière ouverte et est à l'écoute de leurs besoins.
* Calme et rigoureux(se), il/elle comprend les problématiques de ses divers domaines de responsabilité.
* Il/elle est précis.e et structuré.e pour assurer le reporting adéquat aux diverses instances internes – dont le Trésorier – et externes de MdM, notamment les bailleurs de fonds.
* Il/elle comprend et intègre la mission de MdM pour organiser au mieux les services support et contribuer au développement de l'organisation.
* Engagé(e) vis-à-vis de Médecins du Monde, il/elle adhère aux valeurs et au positionnement de Médecins du Monde.
* Il/elle dispose de capacités d'adaptation et de polyvalence.

Contrat CDI de 40h/semaine, carrière SAS C6

Lieux: Luxembourg et Esch-sur-Alzette

Merci d'adresser votre candidature composée d'une lettre de motivation et d'un CV sans tarder via Jobs.lu

Nous nous réservons la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.

-------------------------------------------------------------------------------------------


DIRECTOR OF GENERAL SERVICES

Médecins du Monde Luxembourg (MdM) is an organization that provides healthcare to the most vulnerable and excluded populations in Luxembourg. In its medical centers in Bonnevoie and Esch-sur-Alzette, around 15 employees and nearly 150 volunteers are committed to providing care. In 2024, approximately 1,200 people benefited from psycho-medico-social support in Luxembourg. As an international solidarity organization, Médecins du Monde advocates for access to healthcare and denounces violations of human rights and human dignity.

MAIN RESPONSIBILITIES
Reporting directly to the General Director, the Director of General Services is responsible for all support functions that enable the organization to provide care to people without access to healthcare. These include finance, human resources, IT, administration, and logistics. This position manages four staff members directly and is personally responsible for reporting, budget monitoring, and financial oversight.

TASKS AND DUTIES

Finance

* Coordinates the development of the budget (together with the Management Committee) and ensures its regular monitoring;
* Oversees accounting and ensures the annual financial closing in collaboration with the Treasurer, the external fiduciary, and the statutory auditor;
* Supervises invoicing and payments;
* Manages the follow-up of received subsidies, their allocation, the preparation of financial statements, and related reporting;
* Oversees donation back-office (data entry, tracking, and reporting);
* Prepares financial and administrative reports for the Board of Directors and Management Committee;
* Develops and monitors internal procedures to ensure the smooth running of projects, sound governance, and regulatory compliance;
* Manages the two administrative and management assistants;
* Actively participates in the "Finance Community" of the international MdM network.

Human Resources

* Supervises the HR officer in the daily administrative management of HR matters for employees and volunteers (training, admin, etc.—non-operational aspects);
* Co-develops the annual HR action plan with the HR officer and the HR working group and oversees its implementation;
* Shares responsibility with the HR officer for the preparation and payment of salaries.

Logistics

* Supervises the logistics officer in managing buildings and equipment, ICT in the broad sense, safety, stock transport, etc.;
* Oversees equipment purchases for staff;
* Manages supplier relations and ensures compliance with signed supply contracts;
* Resolves any conflicts regarding the allocation of time for the logistics and administrative assistant.

Management Committee

* Participates in the weekly Management Committee meetings as a full member;
* Contributes to decision-making processes to ensure effective functioning and development of the organization in line with its mission;
* Works in close collaboration with the Director of Care Programs to ensure the effective growth and operation of MdM's activities;
* Participates in the development of the annual operational plan (finance, HR, logistics) in coordination with the Director of Programs and the General Director and ensures follow-up in the relevant areas.

QUALIFICATIONS

* Degree in economics, finance, management, or equivalent, and/or at least 5 years of relevant experience;
* Solid knowledge of financial, accounting, and budgetary mechanisms;
* Familiarity with the non-profit sector and HR regulations in the Grand Duchy of Luxembourg is an asset;
* Team management experience is a plus;
* Proficiency in both written and spoken official languages and English; knowledge of other languages is a plus;
* Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); experience with accounting software and CRM platforms is an asset.

PERSONAL QUALITIES

* Autonomous, versatile, and organized, with the ability to structure their own work and that of their team and take initiative and decisions within MdM's framework;
* Open and attentive leadership style with strong team management skills;
* Calm and detail-oriented, with a solid understanding of the responsibilities across their areas of oversight;
* Accurate and methodical, capable of producing high-quality reporting for both internal (including the Treasurer) and external stakeholders, such as funders;
* Deeply understands and embraces the mission of MdM to organize support services effectively and contribute to the organization's development;
* Committed to the values and positioning of Médecins du Monde;
* Demonstrates adaptability and versatility.

Full-time permanent contract (40h/week), SAS C6 career level

Please send your application, including a motivation letter and CV, as soon as possible via Jobs.lu

We reserve the right to proceed with recruitment before the closing date for applications.


APCT1_LU