Responsable de l'administration générale et ressources

Le Syndicat Haute-Saône Numérique recrute un Responsable du pôle Administration générale et Ressources (H/F) à Temps complet

Grades : Rédacteur - Rédacteur principal de 1ère et de 2ème classe (catégorie B) - Poste ouvert aux fonctionnaires exclusivement

Syndicat mixte ouvert créé le 1er janvier 2014, Haute-Saône Numérique accompagne la transition numérique en proposant des solutions aux collectivités et établissements publics haut-saônois afin d'améliorer l'efficacité de leurs services publics et d'accroître la qualité de vie des usagers.

Nous vous proposons de venir compléter notre équipe, composée actuellement de 27 personnes, et de prendre en charge le poste de responsable du pôle " Administration générale et Ressources " afin de jouer un rôle stratégique dans le développement de notre Syndicat.

Sous l'autorité du Président du Syndicat et de la Direction Générale, vous assurez le pilotage de 2 missions, avec le concours d'un assistant que vous encadrez directement :
- Fonction " Administration générale ", portant sur la coordination des instances consultatives et délibératives ;
- Fonction " Ressource ", composée des ressources humaines et de la gestion de l'accueil.

Vous faites partie de l'équipe de direction et, pour ce qui relève de votre domaine d'activité, vous contribuez aux orientations par vos propositions et votre participation aux groupes de travail internes à la structure.

Les attentes concernent d'une part une fonction stratégique en appui à la Direction Générale et, d'autre part, une fonction support auprès des services.

En étroite collaboration avec la Direction générale et sous sa supervision, vos missions seront :

Fonction " Administration générale " :
- Coordonner, avec la présidence et/ou la direction générale, avec l'appui des services internes, le processus de préparation des débats des assemblées (comité syndical, bureau) et des commissions,
- Élaborer le planning des instances consultatives et délibératives et les rétroplannings,
- Préparer les ordres du jour,
- Compiler les rapports et/ou les projets de délibération préparés par les services,
- Préparer et assurer l'envoi des convocations avec les rapports et/ou projets de décisions,
- Rédiger les comptes-rendus de séances,
- Garantir la conformité des actes juridiques,
- Mettre en œuvre et vérifier le caractère exécutoire des actes (affichage, transmission au contrôle de légalité, notification, etc.) ...

Fonction " Ressources " :

Ressources Humaines
- Assister et conseiller la présidence et la direction générale pour la définition, la mise en place et le suivi d'une politique globale de gestion des ressources humaines,
- Travailler, en collaboration avec les services, sur la mobilité, la santé au travail, la prévention,
- Veiller à la qualité de vie au travail et assurer le pilotage des politiques et composantes RH inhérentes (prévention, santé, handicap...), favoriser la cohésion et cultiver un esprit d'équipe positif,
- Contrôler l'application de la réglementation FPT et du règlement intérieur du Syndicat (carrière, formation, paie, gestion du temps, absence, recrutement, droit et obligations des agents...) et procéder aux mises à jour si nécessaire en alertant au préalable la direction générale,
- Conseiller et informer les agents du Syndicat dans le domaine des ressources humaines (statut rémunération, formation, recrutement, mobilité, droits et obligations, retraite, ...),
- Assurer la gestion collective des agents : plan de formation, suivi de l'organisation des formations, RIFSEEP, temps de travail, etc.,
- Assurer la gestion individuelle des agents publics (avancements d'échelon, primes, changements de grade ou de cadre d'emploi, régime disciplinaires...) et des agents privés (contrats de travail, avenants au contrat de travail, primes, ...),
- Piloter la campagne des entretiens professionnels annuels ainsi que le suivi qui en découle,
- Encadrer les étapes de réalisation de la paie des agents et des élus, en collaboration avec le CD70 à qui une partie de l'exécution a été déléguée,
- Rédiger courriers, délibérations, décisions, rapports, tous documents relatifs au domaine d'activité,
- Établir tout tableau de bord nécessaire à l'analyse et au suivi de l'activité RH, pouvant inclure des données financières,
- Élaborer, suivre et contrôler l'activité budgétaire relatif aux RH.

Accueil
- Piloter l'organisation de l'activité accueil (physique, téléphonique, mailing) / information / orientation des usagers,
- Mettre en place et/ou suivre les procédures visant à garantir la qualité de service,
- Créer et/ou suivre les indicateurs de contrôle du niveau de satisfaction (gestion des demandes, des réclamations...) en lien avec les autres services.

Missions transversales
- Encadrer : organiser et optimiser le planning et l'activité du collaborateur(trice), chargé(e) de l'accueil et de l'assistance RH, favoriser son évolution des compétences,
- Se tenir informé(e) des évolutions juridiques et relayer auprès de la direction générale et des services,
- Assurer un reporting structuré auprès de la hiérarchie,
- Collaborer étroitement avec les partenaires internes et externes (CDG 70, Préfecture, Département 70...),
- Participer activement aux décisions stratégiques grâce à votre expertise sectorielle,
- Piloter des projets structurants : refonte des documents fondateurs en matière de GRH, mise en place d'outils pour une gestion optimisée, etc.,
- Utilisation de logiciels spécifiques RH (notamment Berger Levrault) et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie, Drive...).

Qualification :

Idéalement titulaire d'une formation BAC+5 en Administration publique, vous disposez d'une première expérience (min. 3 ans) sur une fonction similaire, prioritairement dans le domaine des ressources humaines au sein d'une collectivité ou d'un établissement public.

Compétences :

Expertise :
- des institutions territoriales, notamment de type syndicat mixte, et leur fonctionnement au regard du CGCT,
- des instances et processus de décision,
- du statut de la fonction publique territoriale,
- du code du travail et des règles en découlant,
- des enjeux, des évolutions et du cadre réglementaire des ressources humaines,
- des concepts fondamentaux de la GRH : postes, emplois, métiers et compétences.

Maîtrise :
- des techniques d'analyse financière,
- des techniques d'animation et de dynamique de groupe,
- des enjeux impactant le Syndicat (économiques, sociaux...),
- des écrits professionnels (courriers, notes, rapports, communications écrites...) et des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe
- des outils bureautiques informatiques, bureautiques et collaboratifs (pack office, drive, plateforme de dématérialisation...). La connaissance du logiciel Berger-Levrault sera un atout supplémentaire,

Capacités :
- à animer et encadrer une équipe. Une expérience sur des fonctions d'encadrement sera valorisée,
- à élaborer des scénarios prospectifs et proposer des choix stratégiques en matière de gestion des ressources, en cohérence avec les orientations du Syndicat,
- à accompagner la conduite du changement,
- à accompagner l'encadrement dans sa fonction de manager,
- à identifier les besoins de la direction et les ressources nécessaires,
- à définir et piloter un dispositif d'évaluation.

Compétences comportementales

De nature calme et posée face aux situations de stress, vous savez adapter vos réponses à vos différents interlocuteurs et vous savez faire preuve de disponibilité.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de la méthode, votre rigueur, votre sens des responsabilités et de l'organisation. Vous avez un esprit d'analyse et de synthèse. Vous avez une forte capacité d'autonomie et vous savez vous organiser, prioriser et anticiper. Aimant la prise d'initiative, vous êtes également force de proposition.

Pédagogue se prévalant d'une forte appétence pour la fonction de pilotage, du travail en transversalité et en mode projet, vous saurez dynamiser et mobiliser un collectif de travail.

Votre sens du service public et votre engagement professionnel font de vous le collaborateur(trice) que vous recherchons !