Gestionnaire de l'organisme de formation ifaps - h/f

Description entreprise :
Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l'échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d'enseignement et de recherche, en collaboration avec l'Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l'un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d'attraction s'étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d'hôpital de jour et 46 places d'HAD.

Présentation du service

Le service développement professionnel regroupe la mise en œuvre de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie des agents du Centre Hospitalier Charles Perrens et l'offre de formation, autant au niveau régional que national, développée par l'organisme de formation de l'établissement qui se nomme l'Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé (IFAPS)

Il se compose d'une responsable développement professionnel, de deux adjoints responsables de leur secteur d'activité (formation continue pour l'un, IFAPS pour l'autre) et de gestionnaires administratifs et financiers (2.5ETP sur le service formation et 1.5ETP sur l'IFAPS).

Le poste proposé est celui à 100% sur l'IFAPS.

Les deux secteurs d'activité du service développement professionnel collaborent quotidiennement et sont donc dans les mêmes locaux. Le découpage n'engendre donc pas de mouvement géographique ou de déplacement.

Description du poste :
Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e gestionnaire pour l'organisme de formation IFAPS à temps plein

Mission générale du poste :

Collaborer avec la responsable développement professionnel et la coordinatrice pédagogique afin d'assurer la gestion administrative, financière, bureautique et logistique des offres de l'organisme de formation l'IFAPS.

Activités principales :

Gérer les aspects logistiques :

réservation des salles et du matériel, préparation des ouvertures des salles de formation
reprographie des supports pédagogiques
accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l'établissement ou professionnels de l'établissement)
participation active à la mise en œuvre de colloques

Créer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l'activité

mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs…)
relevé des données en vue de statistiques
communication des données statistiques et participation à l'élaboration du bilan pédagogique et financier, et du rapport d'activité du plan de formation

Archiver les documents en lien avec la réglementation : conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formation

Assurer les fonctions d'accueil du service développement professionnel (activité tournante sur l'ensemble de l'équipe) :

réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels
traitement de la messagerie personnelle et de la messagerie commune IFAPS
rédaction de courriers internes et externes
traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures

Traiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l'IFAPS via le logiciel de l'organisme :

Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le logiciel, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance),
Engagement financier et mise à jour,
Recensement et suivi des inscriptions,
Suivi des conventions avec les établissements demandeurs,
Contrats de recrutement des intervenants,
Préparation des fiches honoraires des intervenants et de l'état de frais si nécessaire,
Synthèse des questionnaires d'évaluation,
Facturation (émission de titres),
Clôture administrative et financière des dossiers,
Mise en application des procédures du service.

Profil recherché :
Diplôme et/ou qualification :

Diplôme(s)/qualification(s) dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion
Expérience(s) professionnelle(s) dans le domaine de la formation (service de formation et/ou organisme de formation), des RH et/ou de la gestion de portefeuilles d'activités.

Connaissances :

Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
Logiciel de l'IFAPS, DEMATIC, SPHINX et le logiciel Gesform
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et des différents rôles des acteurs.
Organisation et fonctionnement interne des acteurs régionaux
Législation de la formation continue dans la fonction publique hospitalière.
Législation liée à un organisme de formation
Communication orale et écrite

Savoir être :

Professionnalisme
Écoute, discrétion,
Réactivité
Esprit d'équipe et de partage des informations avec ses collègues et sa hiérarchie
Esprit d'initiative et créativité
Sens de l'accueil et disponibilité
Respect de l'organisation mise en place
Organisation et méthodologie
Rigueur

Savoir faire :

Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels
Transmettre aux bons interlocuteurs, à bon escient et en respectant la discrétion professionnelle les informations
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies,
Classer et mettre à jour les dossiers
Définir les priorités
Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité…
Construire et exploiter des tableaux de bords
Organiser sa charge de travail et l'optimiser

Spécificités du poste :

Horaire de travail : 8H30 à 16H15
Présence obligatoire d'un des agents durant les horaires d'ouverture du service
Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.