Assitant.e de direction - petite enfance

Sous l’autorité du Chef du service « Petite Enfance. L’assistant/e apporte un appui au Directeur.rice dans l’ensemble de ses missions administratives et budgétaires. Il/elle apporte une aide permanente au Directeur.rice en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il/elle travaille en lien avec le secrétariat de la Direction Générale, ainsi qu’avec les différents services de la Communauté de Communes.

* Secrétariat, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

Accueil téléphonique et physique ;

Information et orientation des usagers ;

Gestion des agendas ;

Transmission des informations ;

Traitement du courrier (départ et arrivées), des mails ;

Mise à jour des différents fichiers liés à l’activité ;

Classement des documents et archivage ;

Gestion des fournitures administratives pour l’ensemble du service de la Direction.

* Suivre les projets et activités de la Direction

Organisation logistique des réunions ;

Participations à :
- Commission Petite Enfance
- Réunions de service et d’équipe
- Réunion avec les partenaires
- Conseils de crèche et/ou réunions parents des EAJE : organisation et suivi

Rédaction de notes de service, courriers, mails, convocations, rapports, bilans, statistiques, etc ;

Gestion des actes administratifs (suivi des délibérations et notes de synthèse, décisions, conventions, etc.) ;

Budget de la Direction (préparation du budget, suivi des dépenses, des demandes de subventions, instruction des devis), être régisseur suppléant de recettes ;

Gestion des stagiaires : courriers réponses, planning par structure, conventions, … ;

Participation à l’élaboration des projets ;

Participation active à l'organisation, l’élaboration des demandes de subventions, bilans ;

Appui à l’organisation des grands évènements portés par la direction : conférences, journée Petite Enfance, Fête de la CC ;

Commissions d’attribution des places : Elabore les réponses positives et négatives aux familles ; Gère les statistiques (mensuels, annuels, de chaque commission) et est capable de produire des statistiques en fonction des besoins du service.

* Gestion du logiciel Petite Enfance

Paramétrages généraux, contact du prestataire ;

Procédure de facturation ;

Accompagnement à l’utilisation du logiciel pour les directrices de structures ;

Edition de différents tableaux et statistiques ;

Pointage et contrôle des heures de présence et absences des enfants (logiciel de facturation).

* Relation avec les partenaires financiers

Suivi administratif et financier des relations contractuelles avec la CAF ;

Suivi administratif et financier des dossiers PMI pour les établissements d’accueil du jeune enfant (EAJE) avec le Département.

Expérience exigée sur un poste similaire.

Permis B indispensable.

Savoirs

Maîtriser les outils de secrétariat et de traitement de texte (Excel, Word, Outlook, Powerpoint).

Connaître les techniques classiques de secrétariat.

Maîtrise des outils bureautiques et/ou informatiques.

Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale.

Connaître les structures petite enfance : fonctionnement, réglementation…

Connaissance en matière de communication.

Savoir faire

Savoir suivre un budget et gérer des factures.

Savoir gérer un système de classement et des tableaux de bord.

Savoir rédiger des documents et maîtriser l’orthographe.

Esprit d’analyse et de synthèse.

Esprit d’organisation et savoir prioriser les missions.

Savoir être

Qualités relationnelles.

Rigueur et discrétion.

Faculté d’adaptation et sens pratique.

Autonomie.

Sens du service public.

Sens du travail en équipe.