GIF 4 recherche activement un Assistant de Site.
Dans ce cadre, vos missions seront :
Gestion administrative du site et des services :
1. Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de documents).
2. Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus.
3. Jouer le rôle d’interface entre le siège et le site.
4. Etablir des reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès de l’Administration ainsi que le suivi de l’historique des documents.
5. Suivre les commandes d’investissement, les commandes de l’Accueil Famille et du Transport dans le respect du budget.
6. Négocier les tarifs avec les fournisseurs.
Suivi de la facturation et des relances :
1. Etablir des devis et des factures pour l’AP et les déposer sur Chorus, suivre le paiement des factures.
Suivi des Ressources Humaines :
1. Ambassadrice Santé Sécurité du site.
2. Assurer la mise en œuvre du plan de formation pour les salariés du site.
3. Participer au recrutement des intérimaires et au suivi des contrats.
4. Reporting des données intérim sur Sharepoint et suivi de la gestion des intérimaires.
Le site étant protégé, il faut être habilitable (nationalité française et casier vierge).
Prérequis :
1. Formation niveau 5 en assistanat ou gestion.
2. Maîtrise des outils informatiques (Pack Office).
3. Connaissances en gestion administrative.
4. Qualités rédactionnelles.
Savoir-être : Discrétion, Organisation du Travail.
Du Lundi au Vendredi de 08h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00.
Repos le week-end.
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GIF Emploi, acteur du recrutement en intérim et CDI, est référent sur les métiers techniques et cultive la proximité avec ses candidats, ses clients et les acteurs de la formation pour un accompagnement sur le long terme. Créé en 1966 par deux anciens professionnels du bureau d'études, GIF Emploi s’appuie sur près de 60 ans d’expertise. Nos directeurs d'agences, fidèles au groupe depuis en moyenne 30 ans, mettent leur expérience à votre service pour vous accompagner au mieux.
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