Gestionnaire ressources (h/f)

Gestion administrative

• Assurer la gestion administrative courante et l’intendance :
o Accueil physique et téléphonique
o Recevoir et orienter les demandes
o Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous.
o Renseigner les tableaux de suivi des activités de service.
o Rédaction des courriers, publipostages, traitement du courrier papier et
électronique, classement et archivage des dossiers.
• Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques (règlements intérieurs, délibérations, actes administratifs, rapports d’activités…). Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire de ces dossiers
• Organiser et planifier les réunions du Comité et du Bureau Syndical du SBCDol et du Bureau de la CLE du SAGE, en collaboration avec le .la Responsable du SBCDol et Animateur (trice)-Coordinateur (trice) du SAGE :
o Assurer l’organisation logistique et matérielle des réunions et des missions
(réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents,
tenir des listings officiels, etc.)
o Rédaction puis envoi de la note de présentation et de la convocation adressées
aux délégués syndicaux, rédaction des procès-verbaux, des délibérations et
comptes rendus de réunions.
• Gérer les fournitures de bureau : inventaire des besoins, commande et réception (déplacements à prévoir pour certains achats)
• Gérer les dossiers d’assurance du syndicat
• Gestion des prestations informatiques et téléphoniques
• Conseiller et alerter les élus et la direction générale sur les risques liés aux missions administratives
• Assurer une veille juridique : actualisation des documents internes (statuts, règlements intérieurs, rapports d’activités, actes administratifs divers…) selon la parution de nouvelles dispositions juridiques générales et orientations particulières définies par la Responsable du SBCDol et le Comité Syndical.


Gestion financière et comptable

• Assister et conseiller la Responsable du SBCDol et les élus dans la prise de décision en matière budgétaire et financière
• Elaborer les budgets, contrôler, analyser et en assurer le suivi
• Proposer, en amont du budget primitif, le plan de financement prévisionnel pour les demandes de subventions en collaboration avec le .la Responsable du SBCDol et Animateur (trice)-Coordinateur (trice) du SAGE et les autres agents.
• Réaliser les opérations comptables en lien avec le trésorier payeur (émission des titres, P503, Débits d’office, mandats, BP, DM, CA, opérations complexes, transmission des flux à la Trésorerie, suivi des opérations comptables sous Hélios, déclarations de FCTVA...)
• Assurer l’exécution budgétaire (en fonctionnement et en investissement), établir un état de dépenses (en appui des demandes de financement) et un rapport financier annuel
• Instruire et assurer le suivi des demandes de financement (de la programmation au paiement) et demandes de versement des subventions en lien avec les différents partenaires financiers et les agents de l’établissement
• Gestion des tableaux de bord financiers
• Elaborer et alimenter les tableaux de bords financiers
• Suivi de l’Etat de l’actif et mise à jour de l’inventaire
• Assurer la gestion et le suivi de la dette et de la trésorerie, assurer la gestion et le suivi de la ligne de trésorerie, la déclaration et le suivi du FCTVA en consultant l’application comptable Hélios et à travers la mise en place et le suivi de tableaux de bords.
• Etablir un état des dépenses (en appui aux demandes de subventions) et un rapport financier annuel.
• Gérer les relations avec les services comptables de l’Etat, de la région et du département
• Garantir la qualité comptable, assister et conseiller les différents services (engagements, préparation budgétaire et suivi)
• Gestion et suivi de la ligne de trésorerie (consultation annuelle, tirages, remboursements, gestion des frais d’utilisation…)
• Présenter, interpréter les documents budgétaires et comptables auprès des instances délibérantes
• Informer et conseiller les élus et la direction générale en matière d’organisation et de gestion financière et comptable, alerter sur les risques juridiques et de contentieux
• Assurer une veille juridique et règlementaire


Gestion des marchés publics

• Informer et conseiller les agents du SBCDol et les élus quant aux choix des procédures et à l’évaluation des risques juridiques
• Gère la politique d’achat du Syndicat dans une optique de transparence et de bonne utilisation des deniers publiques
• Gestion administrative des marchés publics : rédaction des pièces administratives en collaboration avec le service concerné : notifications, ordres de services, avenants… (Mise en œuvre des études et des travaux).
• Assurer l’exécution financière et le contrôle des marchés publics, en assurer le suivi (en fonctionnement et en investissement)
• Gestion des aménagements nécessaires aux contrats en lien avec l’acheteur du domaine concerné pendant l’exécution des marchés (lié à la gestion et l’entretien des bassins d’écrêtage et ouvrage hydrographique : nouvelle compétence au 1er janvier 2019)
• Etablir un état des dépenses (en appui aux demandes de subventions) et un rapport financier annuel.
• Assurer une veille juridique et règlementaire sur l’évolution de la réglementation des marchés publics.


Gestion des ressources humaines du personnel titulaire et contractuel du SBCDol

• Informer, orienter et conseiller les agents, à partir de l’analyse des situations individuelles, sur les droits et obligations de chacun
• Mettre en œuvre et réaliser l’ensemble des actes de gestion administrative concernant les carrières :
o Rédaction des arrêtés ; contrats de travail ; reprise des services antérieurs…
o Elaboration de la paie en lien avec le CDG35 (envoi des éléments de paie au
CDG35 et mandatement) et déclarations aux différents organismes de
cotisation
o Suivi des absence, congés, RTT et arrêts de travail
o Assurer la phase opérationnelle des recrutements : rédaction des fiches de
poste, publication des annonces, suivi des candidatures…
• Effectuer la gestion des paies des agents et des élus du syndicat (de l’envoi des éléments de paie au CDG35 jusqu’au mandatement), établir les déclarations de charges sociales.
• Assurer les relations avec les organismes sociaux (URSSAF, IRCANTEC, Pôle-Emploi, CDG 35, CNFPT, et Médecine du travail) et administratifs (Trésorerie, Préfecture…)
• Gérer les absences (congés annuels, congés de maladie, congés maternité et paternité, subrogations…).
• Assurer les opérations de gestion individuelle liées à la carrière, élaboration et suivi des actes administratifs liés à la carrière des agents du SBCDol (avancement d’échelon, avancement de grade, positions administratives…)
• Mettre en place, suivre et mettre en œuvre les outils de l’organisation des ressources humaines (organigramme, fiches de poste, entretiens professionnels, RIFSEEP, protection sociale, règlement intérieur, plan de formation, règlement de formation, CPF, CET, DUERP…)
• Mise en œuvre du Régime Indemnitaire et de la protection sociale
• Organiser la constitution, la mise à jour, l’archivage et la consultation des dossiers individuels des agents
• Mettre en place des outils et des tableaux de bords relatifs à la gestion administrative du personnel et au suivi de la masse salariale. Mise à jour régulière.
• Gestion du Rapport Social annuel
• Suivre les demandes d’emploi, les candidatures spontanées et les demandes de stages. Gérer l’accueil de stagiaires extérieurs.
• Encadrement des stagiaires en licence pro ou Prémicol
• Organiser et mettre en œuvre les opérations administratives et règlementaires nécessaires au recrutement
• Planifier et coordonner les actions de formation des agents et des élus du SBCDol
• Informer et conseiller les élus et la direction générale en matière d’organisation et de gestion des ressources humaines, alerter sur les risques juridiques et de contentieux RH
• Assurer une veille juridique : actualisation des documents internes (statuts, règlement intérieur…) selon la parution de nouvelles dispositions juridiques générales et orientations particulières définies par le.la Responsable du SBCDol et le Comité Syndical
• Contribuer à la réalisation d’études, de projection et/ou de simulations sur les effectifs, leurs coûts. Mise en place et mise à jour des tableaux de bords relatifs à la gestion administrative du personnel et au suivi de la masse salariale.