Secrétaire de direction des ressources humaines et du personnel médical

Offre d'emploi


Secrétaire de direction des Ressources Humaines et du personnel médical


CH d'Auxerre

Publiée le 04/11/2024


Description du poste

Liaison hiérarchique directe:

Directeur des ressources humaines et du personnel médical

Responsable du personnel non médical

Responsable du personnel médical

Liaisons fonctionnelles:

* Autres secrétariats des directions fonctionnelles
* Personnel médical et personnels soignants, médico-techniques, techniques, administratifs et des services généraux.
* Agents du service des ressources humaines et du personnel médical

Responsabilités:

* Assister le directeur des ressources humaines et du personnel médical dans ses missions quotidiennes.
* Assurer l’accueil et le secrétariat de la DRH-DAM.
* Organiser et suivre les instances: Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et de Conditions de Travail (F3SCT) et Comité Social d’Etablissement (CSE).
* Assurer le secrétariat du service des ressources humaines et du personnel médical.
* Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques.
* Traiter les courriers, dossiers et documents afférents aux candidatures médicales et non médicales.
* Gérer les stocks de fournitures et petits matériels du service.
* Assister le DRH dans la gestion de ses courriers (mails et papiers) et de ses dossiers.
* Gérer les agendas du DRH et des responsables du personnel médical et non médical.
* Organiser les réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées.
* Reproduire et diffuser des documents, des dossiers.
* Accueillir par téléphone et/ou physiquement les agents.
* Gérer les demandes de mouvements du personnel titulaire (mutations, disponibilités, détachement, etc.).
* Gérer l’accueil en stages des psychologues et des sages-femmes.
* Gérer les cumuls d’activité.
* Gérer les demandes de protection juridique et fonctionnelle.
* Assurer le suivi des autorisations de stationnement au sein de l’établissement.
* Planifier les instances annuelles.
* Préparer avec le DRH et le secrétaire d’instance les ordres du jour.
* Envoyer les convocations et organiser les séances.
* Assister aux instances et élaborer les procès-verbaux.
* Assurer le remplacement de la secrétaire de direction des soins lors de ses congés.
* Centraliser les données sociales annuelles et élaborer le Rapport Social Unique.


Profil recherché

Qualités et aptitudes requises:

* Sens relationnel aigu
* Qualités rédactionnelles (PV des instances)
* Rigueur et organisation (tenue des dossiers, des agendas, classement…)
* Discrétion (confidentialité)

Savoir-faire:

* Maîtrise de WORD – EXCEL – POWERPOINT
* Connaissance des logiciels RH (Cpage i, CHRONOS)
* Statut de la fonction publique hospitalière

Expérience: Une expérience de deux ans est exigée dans la fonction publique hospitalière.

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