L'assistant.e formation participe à la gestion administrative et à l'organisation générale du centre de formation.
Il.elle réalise le suivi des dossiers de formation.
Responsabilités
Gestion administrative :
Assurer l'accueil téléphonique
Renseigner les clients, les commanditaires et les stagiaires sur l'avancée de leur dossier.
Utiliser un ERP spécialisé dans le domaine de la formation : Galaxy.
Editer, saisir et mettre en forme les documents (inscription, convention, convocation, rapport d'évaluation, retour client.), les transmettre et les classer.
Effectuer le suivi comptable de l'entité et la facturation.
Assurer la mise à jour et la conformité des contrats de la structure avec les différents prestataires.
Réaliser le suivi administratif de la gestion du personnel.
Suivi de l'activité du centre de formation :
Collecter et analyser les besoins spécifiques des clients.
Maintenir et mettre à jour les disponibilités des formateurs, des salles, des outils pédagogiques (y compris LMS : Moodle) et le planning des formations.
Réaliser et s'assurer de la préparation des sessions de formation en France et à l'étranger.
Coordonner la logistique de la formation en interne, avec les prestataires et avec les clients.
Être le relai des apprenants.
Qualifications et compétences
Niveau de formation requis : Bac +2/Bac +3 dans le domaine administratif
Connaissance des logiciels de gestion de la formation et des Learning Management Systems (LMS)
Sens du relationnel et de l'écoute
Rigueur, méthode et organisation
Sens de l'initiative, réactivité et adaptation
Maîtrise des outils de bureautique et LMS
Niveau d'anglais B1/B2
Type de contrat : CDD de 8 mois
Poste à pourvoir pour le : le 6 janvier 2025
Modalités de candidature : CV et lettre de motivation
Experience: 2 An(s)
Compétences: Assurer la gestion administrative d'une activité,Mettre à jour un dossier, une base de données,Connaître les LMS de type Moodle,Utiliser un logiciel de gestion de la formation,Gérer des plannings
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Activités de soutien à l'enseignement
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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