Office manager (h/f)

AIKO recherche un(e) Office Manager qualifié(e) et expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe.

Rejoindre notre équipe, c'est contribuer à un projet ambitieux et collaborer étroitement avec notre équipe existante en France et en Italie. Dans ce rôle, vous apporterez un soutien administratif essentiel pour assurer le bon fonctionnement des opérations et prendrez en charge des tâches de gestion de bureau. Si vous êtes rigoureux(se), proactif(ve) et capable de gérer plusieurs tâches à la fois, nous serions ravis de recevoir votre candidature !

Missions
*Gestion administrative : Coordonner les tâches administratives quotidiennes, organiser et maintenir les archives de l'entreprise, et assister dans la planification de réunions et d'événements.
*Suivi des contrats et de la documentation : Gérer et suivre les accords contractuels, tenir à jour une documentation précise, et veiller au respect des procédures internes.
*Facturation et suivi financier : Superviser les processus de facturation de base, suivre les paiements et collaborer avec l'équipe financière pour un suivi rigoureux des transactions.
*Comptabilité et reporting financier : Appuyer l'entreprise dans la génération d'informations comptables et financières.
*Gestion RH : Soutenir les processus RH, notamment l'intégration des nouveaux employés, le suivi des congés et de l'assiduité, ainsi que la gestion des dossiers du personnel.
*Support des opérations du bureau : Gérer les fournitures, coordonner avec les fournisseurs et veiller à maintenir un environnement de bureau positif et bien organisé pour les employés et les visiteurs.
*Coordination des voyages : Planifier et organiser les déplacements professionnels des employés en respectant les politiques de l'entreprise.

Profil recherché
Expérience : Minimum 2 ans d'expérience dans des rôles administratifs ou de gestion de bureau, idéalement en soutien à la direction.
Compétences : Excellentes compétences organisationnelles, grande attention aux détails et maîtrise des outils bureautiques (MS Office, notamment Word, Excel et PowerPoint).
Comptabilité : Bonne compréhension des principes comptables et du reporting financier.
Adaptabilité : Capacité à travailler de manière autonome et en équipe, avec flexibilité pour s'adapter à des priorités et délais changeants.
Communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite.

Langues : Français, anglais courant.

Diversité et Inclusion chez AIKO
AIKO est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous encourageons les candidatures de personnes issues de tous horizons et expériences.
Des études montrent que les femmes ou les personnes appartenant à des minorités hésitent souvent à postuler si elles ne correspondent pas à 100 % des critères. Si cette offre vous intéresse, nous vous encourageons à postuler, même si vous ne cochez pas toutes les cases ! Nous recherchons de vraies personnes, pas des robots !

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Archiver des dossiers et documents de référence,Organiser des déplacements professionnels,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Programmation informatique

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.