Secrétaire service animation (h/f)

La Mairie des 4e et 5e arrondissements est composée de 150 agents qui mettent en œuvre les politiques de proximité suivantes : état civil, entretien des équipements et des espaces verts, animation de proximité (culturelle, sportive, sociale…). Le secteur compte plus de 95 000 habitants.

Le(la) secrétaire est chargé(e) d’assister la direction du Service Animation et Vie Locale en matière de fonctionnement et d’organisation du service, de gestion des ressources humaines et d’achat.

Votre rôle consistera à :

Assistance des cadres de la direction du service animation :

• Prendre les rdv et organiser les réunions pour la responsable du service animation, les trois responsables de division ainsi que les réunions récurrentes du service ;

• Rédiger des courriers, notes de service et comptes-rendus et en assurer la diffusion ;

• Réaliser le tri et la gestion des mails directions ;

• Effectuer l’ensemble des taches de planification et de suivi pour le compte de la cheffe de service et des responsables de division ;

• Créer des tableaux de bord ;

• Mettre en œuvre les dispositions utiles pour l’accueil des nouveaux agents ;

• Assurer le lien avec le référent informatique pour aider à la résolution des problèmes informatiques.

Fonctionnement du service :

• Centraliser et suivre les commandes d’investissement.

Missions RH récurrentes et/ou ponctuelles :

• Élaborer les plannings des agents du service animation ;

• Effectuer l’envoi des listings agents grévistes et absences formations au service RH ;

• Organiser le Service Minimum en collaboration avec les responsables de division ;

• Assurer le lien entre agents RH et responsables de centre pour les recrutements de personnel non permanent.

• Gérer les déclaration accidents du travail et les conventions de stage (finalisation, suivi, relevés d’heures…).

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi).

• Prestations sociales (titres restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).

Nous avons hâte de vous connaître :

Titulaire d’une formation ou d’un diplôme en secrétariat et/ou gestion des ressources humaines et/ou du grade d’adjoint administratif territorial, vous disposez d’une expérience significative sur un poste similaire en collectivité.

Vous maîtrisez nécessairement les outils informatiques et logiciels métiers : libre-office, applicatif Azur (formation, congés, accident travail, badgeuse), messagerie et agenda Bluemind ainsi que l’applicatif Elise.

Doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles, vous êtes à l’écoute des demandes et savez anticiper les besoins.

Autonome, polyvalent(e) et rigoureux(euse), vous faites preuve de réactivité et de conscience professionnelle et vous êtes reconnu(e) pour votre disponibilité et votre discrétion.

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