Secrétaire de direction de l'ufr de chimie (réf. 926-1-re26) (h/f)

Au sein de la direction de l'UFR de Chimie rattaché à la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université.

Fonctions : Secrétaire de direction de l'UFR de Chimie
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP: J
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative


Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD jusqu'au 31 août 2026).

Mission :

Le technicien ou la technicienne assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative technique et logistique de la direction de l'UFR dans le respect des procédures et des règles.



Activités principales :

- Saisir, mettre à jour des documents divers; les reproduire, et les diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Participer et organiser les opérations de communication : contenu et mise en forme de newsletter
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
- Classer et archiver les documents et les informations
- Gestion des HDR soutenues
- Gestion de planning d'occupation de salles de réunion
- Gérer et alimenter le site web institutionnel
- Gérer l'écran dynamique d'actualités de l'UFR
- Renseigner et alimenter des bases de données diverses utiles pour la Direction et la Responsable administrative

Encadrement: Non

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rechercher l’information, la vérifier, la classer,Aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,Aptitude à travailler en équipe,Polyvalence et capacité d’adaptation,Travailler avec les interlocuteurs int. ext.,Capacité à concevoir des documents de présentation,Maîtriser les outils bureautiques classiques ,Capacité à hiérarchiser et à prioriser

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M?.