Chargé(e) du secrétariat et pré-gestion rh de la direction immobilière du sgami sud

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Gestion du secrétariat de la direction :
- Assurer un suivi minutieux et réguliers des agendas du directeur et du directeur adjoint :
- Préparation en amont des dossiers de réunions, transmission au cabinet
- Rédaction et suivi des courriers : mise en forme et envoi
- Suivi, gestion des frais et réservation des déplacements via CHORUS DT (réservation des hôtels, trains, avions ) de tous les agents de la direction
- Suivi du parc automobile de la Direction de l’Immobilier : gestion des cartes carburants et autoroute, planning, carnet de bord.

Pré-gestion RH :
- Gestion et suivi des dossiers des agents de la DI (arrêtés, maladie, télétravail, congés, mi- temps thérapeutiques, visites médicales....)
- Suivi des demandes diverses et résolutions des problèmes attenant à la RH,
- Gestion des arrivées, établissement du Pv d’installation, fiche BSU, dossier d’accueil et initiation aux différents logiciels : CASPER, PABLO, RESANA ,...
- Gestion et suivi dans son intégralité de la campagne :
- des entretiens professionnels
- des comptes épargnes temps
- Suivi dossiers divers : demande de formation, concours, ...

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Sur les 21 départements de la zone de défense et de sécurité sud couvrant les régions Occitanie, PACA et Corse, la Direction de l'Immobilier est chargée de la programmation, de la conduite technique, de la gestion budgétaire et de l'exécution financière d’opérations immobilières de la police nationale, de la gendarmerie nationale, et le cas échéant de celles des préfectures et de la sécurité civile.

Composition et effectifs du service

Au 1er Février 2025, la Direction de l’Immobilier regroupe un effectif de 86,8 agents et 5 apprentis

Elle est composée de :
1. Une direction comprenant (12 agents) :
- un directeur et un directeur adjoint,
- un responsable pilotage technique transversal,
- un bureau des affaires réservées- pilotage- secrétariat (4 agents),
- une cellule qualité (2 agents),
- un référent zonal CRA,
- un référent zonal stands de tir
- un expert technique énergie développement durable

2. Un bureau régional des affaires immobilières (BRAI) OCCITANIE (25 agents),

3. Un bureau régional des affaires immobilières (BRAI) PACA-CORSE (34 agents),

4. Un bureau zonal des affaires générales (BZAG) (10,8 agents)

5. Un bureau zonal des affaires patrimoniales (BZAP) (5 agents).

Liaisons hiérarchiques
- Le Directeur et Directeur adjoint,
- Chef de bureau

Liaisons fonctionnelles

Les agents de la Direction de l'Immobilier du SGAMI Sud. Les services clients (PN, GN, préfectures, sécurité civile) - les services de Police (DEPAFI - DAPN/SDAGF/MPIPN) – SGAMI (SGA, DAGF, DRH) –Entreprises extérieures (OPC, SSI, BC, Géomètres, Géotechniciens, Aménageurs, Architectes, Bureau d'études…)

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser - niveau maîtrise requis

Savoir rédiger - niveau maîtrise - requis

Avoir l'esprit de synthèse - niveau pratique - requis

Savoir être

avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis

savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis

savoir communiquer - niveau maîtrise - requis

savoir accueillir - niveau expert - requis

Vous êtes autonome, rigoureux (se), dynamique et doté(e) d’un bon relationnel pour travailler en équipe.

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettront d’évoluer au sein de la catégorie C et une bonne connaissance des services administratifs dans le ressort de la zone SUD.

Durée attendue sur le poste : 3 ans