Assistante dt & administratrice capex h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Assistante DT & administratrice CAPEX H/F

Type de contrat

CDI

Description de la mission

Au sein de la Direction Technique, vos principales missions seront :

Assurer les tâches de l’assistante de la Direction Technique
➔ Rédiger des courriers, note de service, organiser les réunions, préparer l’ordre du jour, rédiger les compte rendus, préparer les supports
➔ Intégration : Élaborer et organiser l'accueil/ sortie des collaborateurs, stagiaires et prestataires (y compris besoin matériel, formations…)
➔ Assurer la communication de la Direction Technique (Savercom) et la correspondance sur les outils groupe : Avanteam, Concur
➔ Création de demandes d'achats liées à la direction technique (prestataires, études…)
➔ Assurer le suivi des pointages des prestataires du BEI / des études.
➔ Élaborer et coordonner le planning de présence des collaborateurs et des réservations des véhicules Direction Technique pendant les phases de chantier
➔ Assurer le transfert du courrier interne et les approvisionnements des fournitures
➔ Participer à la vie du service et sa convivialité et l’organisation d’évènements


Chargé de méthodes processus direction technique
➔ Participation et/ou animation de groupes de travail d’amélioration et de simplification des processus de la direction technique, rédaction de procédures et modes opératoires, formation et mise en place et suivi d’indicateurs
➔ Aider à la rédaction et/ou mise à jour des documents à intégrer dans la GED
➔ Préparer et assister aux revues de processus et aux audits internes / externes de certification et en réaliser un compte rendu.
➔ Assurer le suivi et la relance des demandes d'améliorations et la mise à jour des programmes d'amélioration / plans d’action
➔ Créer, suivre, diffuser les tableaux de bords de pilotage des processus de la direction technique
➔ Gérer le plan de classement et d'archivage des documents techniques et des projets
➔ Assurer l’administration des portails DT
➔ Contribuer ou participer à l’amélioration des processus administratifs et de transformation du groupe.


Chargé d’administration CAPEX Groupe (excepté DSI)
➔ Suivre et assister la constitution des dossiers d’investissements, en relation avec les services demandeurs (FPI)
➔ Assurer le suivi des demandes d’investissement et FCI, leur validation et vérifier la tenue budgétaire des projets
➔ Organiser les revues CAPEX et diffusion des comptes-rendus, y compris édition des indicateurs clés.
➔ Assurer et faciliter l’interface avec les acteurs du groupe concernés par le suivi des CAPEX et les outils associés : key users, comptabilité, Achats, Assurance.
➔ Formation et animation des relais CAPEX locaux.
➔ Key-user SAP PS et Qualnet en délégation du Directeur technique
➔ Participer au développement méthodologique et informatique de la Direction Technique pour la gestion de projet, les capex du groupe et les décaissements

Profil

Savoir-être :

1. Curieux
2. Ouvert et capable de créer des connexions dans l'entreprise
3. Dynamique et structuré/organisé
4. Autonome et force de propositions

Savoir-faire :

5. À l'aise avec les outils IT de l'entreprise Avanteam, SAP ou a de l'appétence pour ces outils
6. Capable d'éditer des reportings
7. À l'aise avec les outils SMI : revue de processus, indicateurs, audits internes ou externes, plan d'amélioration, plan d'actions...
8. À l'aise avec les notions financières de CAPEX, décaissements...

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Feuquières (60)

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

31- BTS

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Langues

Anglais (3- Niveau avancé)