Agent chargé de l'accueil physique et téléphonique

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
- ACCUEIL PHYSIQUE : assurer l’accueil physique du public et des professionnels pour les services de l’ATE
- Renseigner les usagers sur les procédures et remettre les fiches et imprimés nécessaires à leurs démarches
- Suivre et renseigner les statistiques
- Consulter les logiciels de réservations des salles de réunions et les messageries génériques
- Distribuer les tickets de parking, métro... aux agents selon la procédure
- Assurer la veille des affichages et la qualité de son accueil
- Selon les sites d’implantation des accueils, assurer la gestion du courrier : traitement du courrier « arrivée » (réception et tri par services), affranchissement / expédition du courrier départ et réception des livraisons
- ACCUEIL TELEPHONIQUE : renforcer le standard local et assurer une réponse téléphonique aux usagers de l’ATE
- Assurer la continuité des réponses téléphoniques
- Orienter les appels
- Mise en relation des autorités du département
- Compléter le MUST en lien avec le standard mutualisé de la Seine-Maritime

Ces missions sont amenées à évoluer en fonction des besoins et de l’évolution du SGCD

« Missions accomplies dans le respect des engagements du référentiel Qual-e-pref »

Votre environnement professionnel :
- Activités du service

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) du Calvados est chargé d’assurer la gestion des missions et fonctions support au profit de la préfecture et des directions départementales interministérielles, ceci dans le cadre d’un contrat de service.

Au sein du SGCD, le pôle logistique est plus particulièrement chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers des services soutenus ainsi que la gestion de moyens logistiques divers (politique d’achats, gestion de flotte automobile, reprographie / courrier, etc.).
- Composition et effectifs du service

Le pôle logistique regroupe 19 agents :
- 1 chef et 2 adjoints
- 1 unité « moyens logistiques » de 5 agents
- 1 unité « relation à l’usager » de 11 agents dont 3 agents de standard
- Liaisons hiérarchiques

Cheffe de pôle, adjoints unités «accueil / courrier / reprographie» et « moyens logistique »
- Liaisons fonctionnelles

Ensemble des agents des structures concernées par le SGCD

Prestataires et fournisseurs (entreprises), bénéficiaires, usagers

Vos compétences principales mises en œuvre
- Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - à acquérir
- Savoir faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
- Savoir être :

Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer : niveau pratique - requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique - requis

Vos perspectives :

Évolution vers d’autres postes de catégorie C ou B, au SGCD ou dans un autre service.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans