Assistant(e) études et qualité h/f

CONTEXTE
Implanté à Lille au cœur d’Eurasanté, l’Institut Supérieur d’Ostéopathie de Lille (InSO Lille) forme depuis près de 20 ans des professionnels libéraux ostéopathes. Cette formation s’étale sur 5 années d’études et inclut,
en fin de cycle, une mise en pratique professionnalisante au sein de la Clinique Ostéopathique Lilloise. Le poste d’assistant(e) des études répond aux besoins propres de la dynamique du programme de formation de nos
étudiants. A cet effet, l’assistant(e) des études réalise toutes les missions en relation avec les étudiants afin de favoriser le bon déroulement des études, et promeut le Système de management de la qualité de l’Ecole. Il /elle est le garant du bon déroulement des audits internes, participe à la gestion pédagogique, administrative et logistique, et réalise l’accueil des étudiants et enseignants.


MISSIONS
En interaction permanente avec la direction, les coordinateurs pédagogiques, le chargé de communication et la comptabilité, l’assistant(e) des Etudes et de la qualité de l’Ecole aura 4 principaux axes de travail :


1. L’assistance administrative des études
• Participer à la planification des enseignements et des examens, en lien avec les coordinateurs et
responsables pédagogiques
• Diffuser les emplois du temps aux étudiants et enseignants
• Assurer la gestion administrative des données des étudiants en suppléance de la comptabilité (dossiers
d’inscriptions, mise à jour des bases de données, saisie et communication auprès des coordinateurs
pédagogiques des absences/écarts au règlement, certificats de scolarité, notes..)
• Réaliser les enquêtes de satisfaction des étudiants au regard des enseignements de l’Ecole
• Archivage et numérisation des documents journaliers dans une démarche Qualité


2. La Qualité, l’hygiène et la sécurité
• Coordonner et Assurer que les processus nécessaires au fonctionnement de l’établissement et du SMQ
sont établis, mis en œuvre et entretenus.
• Assurer la communication interne à propos du SMQ et le suivi des non-conformités
• S’assurer du suivi des indicateurs par les pilotes de processus.
• Rédiger et faire vivre le manuel qualité.
• Assurer la planification, et le suivi des audits internes. Le cas échéant, leurs réalisations.
• Assurer le bon respect des normes d’hygiène et sécurité (référent du domaine)
• Veiller à la formation du personnel en matière de qualité et de sécurité (en lien avec la direction)
• Organiser les exercices incendies
• COVID : réceptionner, traiter, et suivre les mails et appels des étudiants positifs ou cas contacts
(référent du domaine).

3. La gestion logistique
• Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques : recueillir les besoins, gérer la réservation des salles
et matériels et modifier les attributions de salles si nécessaire.
• Veiller à la bonne organisation et au lancement des examens (evalbox) en lien avec les coordinateurs
pédagogiques
• Participer à l’organisation et à la préparation logistique de divers évènements en lien avec le chargé de
communication de l’Ecole (journées « tests », journées portes ouvertes, soutenances de fin d’études, cérémonie de remise de diplôme, etc...)


4. L’accueil et l’interface avec l’extérieur
• Accueillir, renseigner (mails et appels) ou orienter des personnes (enseignants, étudiants, parents,
prestataires, etc.)
• Réceptionner les commandes.
• Assurer le lien avec les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques et la direction





Ce poste est à pourvoir dans la ville de Loos.


PROFIL RECHERCHE
• Bac + 2 minimum exigé, type BTS assistant manager ou formation assimilée + expérience dans le domaine de la Qualité
• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique de l’Ecole (Hyperplanning, evalbox…)
• Maitrise avancée des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, Outlook)
• Maîtrise de la grammaire, de l’orthographe, et de l’expression orale
• La connaissance de l’enseignement supérieur et des normes de contrôle qualité inhérentes aux agréments des Ecoles privées d’ostéopathie serait un plus

QUALITES REQUISES
• Sens du relationnel, de l’organisation et des responsabilités
• Rigueur et adaptabilité
• Dynamisme et polyvalence
• Esprit d’équipe et bienveillance

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE : Expérience d’un secrétariat pédagogique souhaitée
DIRECTION DE RATTACHEMENT : Mme MEUNIER et Mr MORELLE
SECTEUR D’AFFECTATION : Secrétariat pédagogique – Institut Supérieur d’ostéopathie de Lille
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : N+1 : Responsables et coordinateurs pédagogiques, N+2 : direction

TYPE DE CONTRAT : CDI avec Prise de fonction en septembre
• Quotité de temps de travail : 100%
• Type de roulement : semaine + astreintes 1x / mois le samedi matin
• Base horaire : 35 heures

SALAIRE ET AVANTAGE : 21 000 à 23 000euros BRUT/an

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