Agent de gestion administrative

Agent de gestion administrative

Pôle : Territorial d'Action Sociale Centre et Est

Unité : ASE Centre-Sud-Est

2 - MISSIONS

Placé sous l'autorité du responsable d'antenne, le secrétaire d'unité assure l'accueil ainsi que le secrétariat de l'unité, et contribue à la gestion administrative. Il est le premier contact entre l'unité et l'extérieur.

3 - ACTIVITES

1. Accueil physique et téléphonique

* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous, orientation des publics et des appels vers les différents services, primo renseignements

* Réceptionner le public

2. Réception, traitement et diffusion de l'information

* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé : transmission au personnel de l'antenne, diffusion de l'information en général

* Traite l'information auprès des publics

3. Secrétariat de l'antenne

* Effectuer des travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports...) tri, classement, archivage, numérisation

* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives

* Tenir le planning des réunions

4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs

* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance : premier contact entre l'antenne et l'extérieur,

* Prendre les rendez-vous pour le personnel de l'antenne

* Suivre les plannings et agendas

1 titulaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs, par dérogation un contractuel
- CONNAISSANCES REQUISES

* Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique)

* Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)

* Bonne connaissance des techniques de communication

* Bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance

* Savoir prendre des notes

6 - COMPETENCES REQUISES

* Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)

* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

* Savoir s'organiser et gérer les priorités

* Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants

* Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

* Savoir travailler en équipe

* Savoir s'adapter à différents interlocuteurs

* Accueillir le public avec amabilité

* Respecter la confidentialité

7 - QUALITES REQUISES

* Qualités rédactionnelles et relationnelles

* Rigueur et organisation

* Grande capacité d'adaptation

* Ouverture d'esprit et curiosité

* Conscience professionnelle

* Sens du travail en équipe