Chef de service adjoint (h/f)

Chef de service adjoint

Missions générales du poste

Le/La chef(fe) de service adjoint(e), sous la responsabilité et en étroite collaboration avec le ou la Chef(fe) de service, a pour mission de :
- Piloter les 2 entités du service : le temps de travail et les déplacements ;
- Manager les agents du service et coordonner leurs activités ;
- Concevoir, mettre en œuvre, suivre et évaluer les projets et actions qui le concernent dans le cadre de la Politique des Ressources Humaines pilotée par la Directrice des ressources humaines ;
- Mettre en œuvre tous les projets et partenariats nécessaires en pleine autonomie, pour atteindre les objectifs collectifs de la direction déléguée et plus globalement de la direction.

Activités

Assurer conseils, appui technique et organisationnel – Aide à la décision
- Faire preuve d’anticipation, de dynamisme et de réactivité afin de proposer un pilotage de qualité auprès de la direction,
- Être force de proposition dans la conception d’outils permettant d’être efficace et efficient et de limiter les gestions individuelles au bénéfice de systèmes automatisés.
- Réaliser des tableaux de bord et produire des indicateurs d’activité à la hiérarchie ;
- Assurer avec la hiérarchie le suivi et l’évolution du SIRH et des logiciels ;
- Assurer un suivi des évolutions règlementaires et législatives et mettre en place avec l’équipe une veille juridique et un partage d’informations avec le/la chef(fe) de service ;
- Proposer des scénarios sur les évolutions règlementaires, techniques et logicielles.

Coordonner/Garantir le suivi de temps de travail et des déplacements des agents régionaux des services, des lycées et du CREPS

En étroite collaboration avec le chef de service, assurer le suivi, le contrôle et l’encadrement de l’activité du service (temps de travail, télétravail, déplacements, syndicats) :
- Concevoir et formaliser les procédures internes. Apporter un appui méthodologique aux agents du service ;
- Co-construire avec les agents du service des dispositifs et les outils nécessaires alignés sur la stratégie de la direction déléguée ;
- Contrôler les résultats produits, mettre en place des actions correctives avec le/la Chef(fe) de service ;
- Assurer l’encadrement de l’activité déplacements et de l’activité temps de travail ;
- Veiller à assurer l’ensemble des missions en transversalité avec la DRH et les autres directions fonctionnelles ;
- Piloter et coordonner les campagnes collectives (télétravail, CET, Forfait mobilité durable, abonnements domicile/travail…) ;
- Assurer le cadrage administratif et financier des activités du service ;
- Former les agents et les responsables hiérarchiques à l'utilisation du logiciel de gestion informatisée de temps de travail notamment par la réalisation d’ateliers RH (création de support, interventions...).

Assurer l’accompagnement des responsables hiérarchiques et des directions:
- Apporter des éléments de suivi des équipes aux supérieurs hiérarchiques ;
- Emettre des alertes dans les situations le nécessitant auprès des supérieurs hiérarchiques ;
- Garantir le suivi et le contrôle des absences injustifiées et des débits horaires.

Coordonner/Instruire les demandes d'absences et de déplacements pour motif syndical en application du Protocole des moyens syndicaux :
- Contrôler le bien fondé des demandes en application de la règlementation et les valider dans le logiciel dédié pour les ARS ;
- Contrôler la complétude des tableaux de suivi dédiés (temps de travail et déplacements) ;
- Contrôler les demandes de remboursements des OS,
-Procéder à un contrôle des demandes de remboursements et des motifs en lien avec les déplacements et le temps de travail.

Coordonner la mise en œuvre du télétravail :
- Rédiger les process, tutos, guides ;
- Gestion et suivi du forfait télétravail ;
- Participer à la diffusion de l’information.

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Savoirs
- Bonne connaissance de l’Institution régionale
- Connaître l'organisation de la collectivité et fonctionnement des services
- Connaissance du statut et expertise en Ressources humaines

Savoir-faire
- Organiser et gérer le temps de temps de travail et les déplacements
- Utiliser les logiciels bureautiques (Pack office dont Excel) et des logiciels spécifiques de la Région (logiciel HOROQUARTZ, ASTRE RH, BI, NOTILUS, ASTRE GF, LOGICIEL VOYAGISTE)
- Concevoir des outils d’aide à la décision
- Comprendre, analyser et mettre en œuvre les réglementations et les procédures
- Aisance rédactionnelle et orale.

Savoir-être
- Appétence pour les activités numériques
- Discrétion
- Confidentialité
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Rigueur et pédagogie
- Aptitude au travail en équipe
- Capacités relationnelles

Formation, diplômes, permis (préciser obligatoire ou souhaité):

Niveau de formation BAC à BAC+3

Temps de travail et horaires:

Contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public