Coordinateur scolarité (f/h)

La Faculté de Droit, dans le cadre d'une création de poste, recrute un(e) Coordinateur(trice) Scolarité (F/H), poste à temps complet en CDI à pourvoir dès que possible.

Le(la) Coordinateur(rice) de scolarité est le référent opérationnel de sa filière en interne et auprès des autres Chargés de scolarité intervenant au sein de la même filière. Il(elle) est le relai opérationnel auprès d'institutions extérieures dont peuvent dépendre sa filière. Il(elle) est le garant du bon fonctionnement de la gestion de la scolarité de sa filière et propose à ce titre des actions d'amélioration continue en vue d'optimiser l'organisation et les pratiques opérationnelles.

Missions principales

Accompagnement des étudiants

* Gérer les absences
o Assurer le suivi et la gestion des absences dans le cadre de la procédure mise en place par le service de scolarité. Le cas échéant, relancer les enseignants et les intervenants.
o Contrôler le bon déroulement des cours et repositionner les cours en cas d'absence de l'enseignant.

* Assurer les relations étudiantes
o Apporter une réponse aux étudiants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, processus d'inscription, etc.).
o Apporter un premier niveau de réponse aux étudiants en cas de difficultés et recevoir le cas échéant les parents en binôme avec son responsable.
o Transmettre/ diffuser les informations liées à la scolarité auprès des étudiants.
o Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants (réunion des délégués, bilan de promos, consultation de copies, réunion parent etc.).

* Gérer et suivre les enjambeurs et les redoublants
o Assurer le traitement du choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.

Gestion des examens

* Planifier les examens, les soutenances, les jurys et les rattrapages, en lien avec le responsable de scolarité, le service des examens ou le responsable pédagogique.
* Editer les bulletins et tableaux de jury de délibération.
* Vérifier, diffuser auprès des étudiants et archiver les relevés de notes.
* Assurer la confidentialité liée aux examens et jurys.
* Organiser les jurys semestriels et annuels et/ou les commissions de scolarité.
* Veiller au bon déroulement des examens.

Relations extérieures

* Assurer les relations avec les universités partenaires dans le cadre de la gestion de sa filière
o Gérer la relation avec les universités partenaires (suivi des demandes de diplômes des étudiants, suivi de transfert de dossiers, etc.).
o Assurer la liaison avec les équipes des autres institutions sur les aspects pédagogiques, de planification, de mobilité internationale et de professionnalisation des étudiants.
o Coordonner la gestion académique des étudiants du programme entre les deux partenaires.

* Assurer les relations avec les intervenants extérieures
o Organiser avec les responsables pédagogiques l’accueil des nouveaux enseignants, enseignants-chercheurs et intervenants extérieures.

Gestion de la scolarité/programmes

* Réaliser la gestion et le reporting via le système ERP Agora
o Encoder et mettre à jour les maquettes pédagogiques.
o Créer et affecter les enseignants aux cours.
o Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications. Prendre en charge la gestion et les choix des matières optionnelles des étudiants.
o Gérer les modifications et évolution des choix.
o Affecter les étudiants à leur filière.
o Affecter les étudiants aux cours à la carte, faire le lien avec les facultés/entités.
o Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.
o Participer au paramétrage du système ERP.
o Réaliser des tests et vérifier les paramétrages sur le système ERP.
o Veiller à saisir correctement les données au sein des systèmes ERP ou à supprimer toutes données erronées.
o Réaliser le paramétrage associé aux matières à repasser pour les redoublants.
o Encoder les notes d'examen.

* Coordonner et veiller au bon fonctionnement de la filière
o Veiller à la bonne diffusion des informations au sein de la filière auprès de l'ensemble des chargés de scolarité.
o Prendre en charge une partie de gestion de la scolarité selon les besoins de l'organisation (Gestion des oraux, …).
o Elaborer et mettre à jour différents guides / supports liés à la scolarité en lien avec les responsables pédagogiques.
o Faire évoluer les outils d'organisation ou développer de nouveaux outils d'organisation ou numériques.

* Assurer la gestion administrative de la scolarité
o Participer à la réalisation et vérifier le calendrier universitaire.
o Créer les emplois du temps et les saisir dans l’outil dédié pour la réservation des salles dans le respect des contraintes pédagogiques.
o Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers des étudiants.
o Assurer un reporting régulier de ses activités auprès de son responsable hiérarchique selon une fréquence définie avec celui-ci.
o Participer au partage d’informations pour une bonne coordination avec les membres de l’équipe.
o Repérer et alerter le responsable pédagogique et/ou les interlocuteurs concernés de toutes dérives, difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.
o Appliquer les procédures liées à la scolarité dans le respect du règlement de scolarité.
o Représenter l’entité, la faculté ou l’université lors de manifestations (tournées d’informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).
o Participer à des réunions organisées à l’échelle du service ou de l’entité.

* Accompagnement des collaborateurs
o Contribuer à la formation des nouveaux collaborateurs de son pôle, en concertation avec le manager.
o En lien avec le manager, participer aux recrutements des futurs collaborateurs de son pôle.
o Examiner et suivre les prévisionnels des collaborateurs de son pôle.
o Assister aux EAD des collaborateurs de son pôle aux côtés du manager.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Formation de niveau bac+3 ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience d'1 à 2 ans dans une fonction similaire avec une notion de service.
* Connaissance de l’enseignement supérieur ou du milieu scolaire
* Connaitre et savoir utiliser les outils bureautiques · Maitrise d’un outil de planification ou de gestion d’emploi du temps
* Utilisation d'ERP spécifiques
* Bonne capacité rédactionnelle et bonne expression orale
* Niveau d'anglais courant demandé (B2)
* Polyvalence, rigueur, et sens du relationnel sont des qualités indispensables à ce poste

Salaire prévu entre 2200€ et 2450€ bruts mensuel

Depuis 1875, l’Institut Catholique de Lille est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et du secteur sanitaire et médico-social, au nord de Paris. Héritier d’un riche patrimoine et porté par des valeurs chrétiennes et humanistes, il incarne une vision holistique de l’enseignement, de la recherche, de la santé et de l’action sociale.

Composé de 12 établissements d’enseignement, 6 unités de recherche et implanté sur 5 campus, il couvre l’ensemble des champs disciplinaires et propose 100 filières de formation. Pour nos 950 collaborateurs, travailler prend une nouvelle dimension : celle d’une aventure où chaque membre de notre équipe contribue à façonner l’avenir de l’enseignement et de la société. La diversité de nos activités implique une grande variété de métiers et d’emplois, reposant sur des compétences, expertises et savoir-faire spécifiques.

Reconnue d’utilité publique et labellisée EESPIG, notre institution, sans actionnaire et à but non lucratif, réinvestit 100 % de ses résultats pour promouvoir l’innovation et pérenniser les actions sociales. Découvrez notre histoire et notre vision sur