Charge des assemblees (h/f)

Zoom sur la direction SERVICE ASSEMBLEE, COMMISSION & PARTENARIATSLe service Assemblées, sous l’égide de la directrice générale, participe à la mise en œuvre de la stratégie liée aux instances de la collectivité, en collaboration avec les élus et en transversalité avec l’ensemble des directions du SE60. Il prépare et suit les actes administratifs afin d'en assurer la sécurité juridique (délibérations, décisions, arrêtés) conjointement avec la juriste. Il gère et coordonne le fonctionnement des instances (Bureau, comité, commissions…) en lien avec la gestionnaire assemblée en charge de l’organisation matérielle. Finalités du posteVous aurez pour missions de structurer et fiabiliser le travail préparatoire et les suites de chaque instance décisionnelle et politique et de gérer le suivi des organismes extérieurs. Vous contribuez à la veille globale utile au bon déroulement des missions du syndicat et vous assistez la DGS sur certaines thématiques.Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront être modulables, en fonction de la politique mise en œuvre dans la collectivité.Organiser les missions liées aux instancesParticiper aux différentes phases de préparation des instances communautaires et respect des échéances de transmission des dossiers par les services Préparer et envoyer les ODJ, les convocations, les dossiers de séance ainsi que les diaporamas de présentation en lien avec les services concernésSuivre les projets de délibération et vérifier leurs validations, complétude, ajustements Réaliser l'exécution des procédures internes liées aux instancesParticiper aux assemblées, être garant du secrétariat des instances (Présences, pouvoir, convocations, quorum, émargements, votes, suivi des parapheurs…) et gérer la prise de note des prises de parole des élusRédiger des comptes rendus, procès-verbaux liés à l'ensemble des instances Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instancesFormaliser et mettre en signature des délibérations et documents annexesOrganiser et assurer la publication et la transmission des actes au contrôle de légalitéSuivre le répertoire des délibérationsAssurer la conservation des documents et être garant de la bonne tenue des registresAssurer la gestion administrative des délégationsAssurer le suivi administratif des délégations de pouvoirs, de fonction et de signatureElaborer des délibérations de compétences du bureau et du Président, en lien avec le service juridiqueSécuriser la conformité RGPD des documents administratifs, légauxAssurer le suivi des informations liées aux organismes extérieursParticiper à la gestion la base de données des élus en lien avec la gestionnaireSuivre la composition des instances et des mandats de représentation au sein des organismes extérieursAssurer le suivi de ces organismes et diffuser des informations auprès des services ou rédaction de notesContribuer à la mise en œuvre du projet d'organisation du pôleParticiper au diagnostic de l’existant et proposer des axes d’amélioration / des mesures correctives et les mettre en œuvreS’approprier l’objectif du pôle (feuille de route), participer aux réunions de service et être force de propositionContribuer à la cohérence de fonctionnement et à l'harmonisation des pratiques et méthodes (archivage - arborescence informatique - process - procédures…)Effectuer une veille législative et réglementaire nécessaire au fonctionnement des instancesContribuer à l'optimisation et à la fiabilité des flux d'informations avec les autres pôlesSuivre et mettre à jour la base documentaire du pôle PROFILConnaissances professionnelles requises (savoir, savoir-faire)Titulaire d’un diplôme BAC +3 avec connaissances en droit publicMaîtrise parfaite des techniques administratives (rédaction, orthographe, mise en forme…)Bonnes connaissances du cadre juridique lié au fonctionnement des collectivités territorialesBonne maitrise du pack officeCapacité à hiérarchiser les priorités, adapter son planningSavoir rendre compte de son activitéDoté d’un goût prononcé pour les procéduresAptitudes générales exigées (savoir-être) Capacités d’analysePosséder une grande capacité d’organisation et de rigueurPartager ses idées, être réactif et force de propositionDiscrétion et disponibilitéSens du travail en équipeRelations Internes ð Juriste, comité de direction, tous les pôles, bureau et conseil Relations Externes ð les partenaires, les instances, les institutions, les élus (disponibilités en soirée pour les réunions des instances) CONDITIONS D’EMPLOI Emploi à temps complet (37h hebdomadaires + RTT), basé à TILLE (à côté de BEAUVAIS) Recrutement statutaire (cadre d’emploi des Rédacteurs ou attachés territoriaux de la fonction publique territoriale ou à défaut en contrat de droit public)Rémunération statutaire prenant en compte l’expérience et l’expertiseRégime indemnitaire : IFSE/CIA/PIPCS (prime collective de performance)CNASChèques-déjeuner financés à 60% par l’employeurParticipation mutuelle et prévoyanceTélétravail et installation informatique de pointe