Technicien-ne administratif-ve (h/f)

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 12 mois à pourvoir à compter du 14/04/2025

Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
La fiche de poste détaillée est consultable sur le site de l'université

Mission :
Vos missions seront principalement les suivantes :
coordonner et de réaliser les tâches et activités administratives du département GEII
secrétariat du chef de département et du directeur des études
accueil et suivi des étudiants du département
gestion financière du département en lien avec le chef de département

Activités principales
Gestion administrative du département
- Secrétariat du département et du chef de département
- Accueil, information et orientation des visiteurs et personnels du département
- Réalisation des communications du département
- Diffusion des informations aux étudiants et aux enseignants
- Etablissement des conventions d'entreprise/étudiants/IUT concernant les stages et projets tuteurés effectués en entreprise
- Contribue à la réalisation de rapports, réponses à des enquêtes
- Réalisation de comptes rendus de commissions pédagogiques, conseils de département, conseils de perfectionnement, comités de liaison apprentis
- Suivi de l'évaluation des formations et des enseignements
- Gestion et suivi du recrutement des vacataires du département en lien avec le responsable administratif et la Responsable de Scolarité.
- Propose et conçoit des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
- Etre l'interface entre le département et le CFAU ainsi que le SFC de l'Unistra
- Archivage des documents du service (documents administratifs, copies d'examens )
Gestion financière du département
- Etablissement du budget prévisionnel en collaboration avec le chef de département
- Etablissement des bons de commande et contrôle du service fait
- Gestion du budget propre du département (suivi des crédits)
Suivi des étudiants de BUT et LP en formation initiale, en apprentissage et en formation continue
- Gestion de l'ensemble du recrutement des étudiants en accord avec la scolarité.
- Suivi individuel des étudiants (absences, convocations, traitement des notes, avis poursuites d'études )
- Gestion des relevés de notes des étudiants
- Suivi des soutenances/jury en collaboration avec le chef de département, le directeur des études et les responsables licences professionnelles.
- Suivi des examens

profil recherché
Technicien-ne polyvalent-e qui sait travailler en autonomie, une bonne connaissance des applications bureautiques est
indispensables. La connaissance de l'environnement administratif universitaire serait un plus.
Avoir, soit une bonne expérience, soit un niveau BUT en administration publique pour assurer une bonne maitrise du poste serait un véritable atout.
La formation étant tri-nationale, une maitrise de l'allemand serait fortement appréciée.

Connaissances professionnelles :
Maitriser l'organisation en termes d'activités et le fonctionnement général d'un département dans un IUT.
Connaissances en gestion financière et comptable
Connaissances de l'administration publique et notamment de l'université
Connaissances de la scolarité en université

Compétences opérationnelles :
- Savoir planifier les activités et les échéances
- Savoir organiser de manière rigoureuse le classement et la conservation des documents et informations traitées
- Maîtriser les techniques de communication. -
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint) et les logiciels métiers (SIFAC ; Apogée, Pstage )

Compétences comportementales :
- Avoir un sens du contact développé
- Avoir une bonne communication écrite et orale
- Savoir travailler en équipe
- Savoir faire preuve d'autonomie
- Savoir gérer les priorités
- Savoir faire preuve de discrétion
- Capacité à bien gérer le stress

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.