Responsable de l'unité exécution des contrats – assistance à maîtrise d’ouvrage (amo)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de la responsable du service Maîtrise d’Ouvrage et Pilotage, le ou la responsable de l’unité « Assistance à Maîtrise d’ouvrage – Exécution des contrats » assure la gestion de l’ensemble des actes liés à l’exécution administrative des marchés publics portés par la Direction Générale Adjointe Infrastructure et Mobilité avec une équipe composée de 5 agents dont les missions sont les suivantes :

-Assurer l’interaction avec les trois directions de la DGAIM, la direction des finances et la future direction de l’achat et de la commande publique,
-Se spécialiser dans le domaine de l’exécution administrative des contrats et être service support pour les directions opérationnelles,
-Garantir la sécurité juridique, la qualité des documents produits, le respect des procédures et des délais. Missions / conditions d'exercice Management :
Constitution de l’équipe : Une coordinatrice administrative et aide au pilotage et 4 assistants de gestion « exécution administrative des contrats »
-Planifier les missions des agents de l'unité
-Piloter, suivre et évaluer l'activité de l’unité et des agents
-Apporter une aide technique et méthodologique
-Évaluer les besoins de formation des agents
-Monter en compétences des agents afin de se spécialiser dans le domaine d’activité de l’unité.

Construction et mise en place des outils de pilotage et d’analyse :
-Cartographier les processus et établir les procédures en veillant à leur bonne application,
-Collecter les données nécessaires à l'élaboration des rapports d'activité de l’unité.
-Tableaux de bord de suivi des accords-cadres (délai de reconduction, suivi des seuils des montants mini-maxi etc.),

Gestion et suivi administratif des contrats :
-des marchés de travaux et de maîtrise d’œuvre : actes additionnels aux marchés de travaux (avenants, actes de sous-traitance, prix nouveaux, ordres de services, reconductions, ...)
-des accords-cadres : contrôler, formaliser, notifier les commandes aux entreprises,

Participation au processus de préparation budgétaire de la Direction :
-Accompagner et conseiller les chefs de projets et les directeurs adjoints de la Direction des Routes pour assurer le suivi des prévisions budgétaires lors des préparations des sessions budgétaires en lien le service budget et programmation.

Coordination entre les différents acteurs :
-Lien et coordination entre les différents acteurs : chefs de projets, MOE, titulaires des marchés,
- Assistance en vue du règlement des litiges entre les parties prenantes (MOE, BE, CSPS, titulaires des marchés…).
-Assurer un rôle d'appui et de conseil en lien avec le service des marchés et des affaires juridiques auprès des responsables de la direction. Profils recherchés Savoirs et savoir-faire

Capacité à s'adapter rapidement aux logiciels spécifiques du Département (comptabilité et marchés publics).

Connaissances informatiques Word et Excel

Bonnes connaissances marchés publics et comptables

Esprit d'analyse et de synthèse

Rigueur et capacité à encadrer du personnel

Sens des responsabilités

Savoir-être

- Agilité

- Disponibilité

- Sens du travail en équipe

- Qualités relationnelles

- Méthode et rigueur dans le suivi des dossiers