Secrétaire de direction (h/f)

Le centre hospitalier du Diois, au pied du Vercors, à mi-chemin entre Valence et Gap, recrute un(e) secrétaire de direction (H/F)

Liens Fonctionnels avec l'ensemble de l'équipe de Direction :
- Directeur Délégué
- Coordinateur Général des Soins
- Responsable Financier
- Responsable des Ressources Humaines et Médicales.
- Responsable des services techniques, logistiques et achats.

Missions principales :
- 1. Missions liées aux Affaires Générales :
- Accueil téléphonique
- Accueil physique du public
- Gestion des plannings des salles de réunions, des matériels et véhicules de Direction
- Enregistrement des courriers adressés au Bureau des Admissions, aux Ressources Humaines, à l'Économat et à la Direction.
- Répartition des mails, fax ou tout autre document entre les différentes directions.
- Gestion du listing téléphonique (codés- SDA- numéros extérieurs).
- Diffusion des procédures (Appels Administrateur de garde, Cellule de Crise)
- Notes de service et notes d'information
- Tableau de recensement hebdomadaire (administrateur de garde - week-end et jours fériés)
- Archivage des rapports de gardes administratives
- Cartes de vœux - mise en forme et diffusion

- 2. Instances et réunions institutionnelles :
- Planification réunions Direction - plannings de Direction
- Préparations des instances (dossiers préparatoires, convocations).
- Préparation salle (enregistrement, réservation salle, etc .).
- Frappe Compte-rendu.
- Participation aux Elections professionnelles (diffusion courriers, plannings, bureaux de vote).

- 3. Missions en lien avec les Ressources Humaines et Médicales :
- Rédactions de Notes d'Informations et de Service
- Elaboration, suivi et diffusion des Tableaux de gardes et astreintes mensuels des personnels médicaux
- Elaboration, suivi et diffusion des Tableaux de service mensuels des personnels médicaux
- Recherches d'intérim des personnels médicaux et non médicaux
- Participation aux Élections (instances) - diffusion -courriers- plannings - bureau de vote

- 4. Missions en lien avec la Qualité Gestion des Risques :
- Gestion des sinistres en lien avec l'assureur, sauf sinistres automobiles et immobiliers (perte de prothèses auditives, dentaires patients)
- Mise en forme et actualisation de la plaquette des consultations externes
- Mise en page de documents divers
- Mise en forme et actualisation de la plaquette des consultations externes
- Frappe de courriers.
- Gestion de la valise de garde (mise à jour des documents)

- 5. Missions en lien avec les Services Techniques :
- Listing véhicules de tous les personnels (immatriculations) en lien avec le responsable des services techniques
- Gestion des logements du Centre Hospitalier de Die des personnels/médecins remplaçants

Savoir faire :
Sens de l'organisation et des priorités
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité.
Travailler en équipe
Utiliser les outils bureautiques

Savoir être :
Sens relationnel
Fiabilité, rigueur et loyauté
Sens de l'anticipation et de l'initiative
Capacité à travailler en autonomie et à rendre compte
Capacité d'adaptation, disponibilité
Capacité de synthèse / rédactionnelle
Discrétion professionnelle
Esprit d'équipe et polyvalence
Rigueur et méthode
Gestion du stress

Temps de travail :
- 100%
- 35h hebdomadaires.

Une connaissance du secteur médical est indispensable.
Date de prise de poste souhaitée : le 9 juin 2025.