Assistant(e) de gestion h/f

Imaginer la ville du futur, construire et gérer des lieux de vie agréables, mixant logements, bureaux, cliniques, commerces, crèches, espaces verts pour une ville où il fait bon vivre : c’est toujours la vocation d’Icade.

Acteur immobilier confronté aux défis climatiques, écologiques et sociétaux d’aujourd’hui, la mission d’Icade est de penser la ville de demain et de ré-enchanter les lieux du futur.

En véritable Business Partner, vous contribuez à l'évolution et à la mise en œuvre des politiques RH selon les orientations stratégiques de l'entreprise.

Plaçant la RSE et l’innovation au cœur de sa stratégie, Icade est au plus près des acteurs et des utilisateurs qui font la ville : collectivités et habitants, entreprises et salariés, institutions et associations.

Nos collaborateurs sont engagés pour l’immobilier de demain. Rejoindre Icade, c’est faire le choix d’une entreprise innovante, humaine, ambitieuse, audacieuse et responsable.

Sous la responsabilité du responsable du pôle de gestion opérationnelle, l’assistant de gestion gère l’ensemble des activités liées à la saisie des engagements et des factures du périmètre déterminé pour garantir une qualité de suivi des dossiers conformes aux normes de la société.

Commande des missions de BET, diagnostics
- Réception du devis du prestataire validé DT/Programmes
- Recueil des documents administratifs obligatoires (KBIS, assurances…) et réalisation du KYC fournisseur
- Demande de création fournisseur si nouveau fournisseur ou nouveau RIB
- Création de l’engagement et édition de la lettre d’engagement depuis PPM (sous condition de budget présent sur ligne PPM correspondante)
- Saisie et téléchargement de la lettre de commande via PPM
- Rédaction de la lettre de commande ou du contrat du prestataire (conditions d’exécution de la mission, livrables attendus)
- Validation interne de la commande et mise en signature sur Docusign jusqu’à la signature de toutes les parties

Constitution des dossiers administratifs des entreprises
- Réception du rapport de dévolution / Compte-rendu CE OS
- Vérification pour chaque entreprise de la note INFO LEGALE >= 10/20 (sauf cas particulier), création et archivage des rapports sur BOX
- Vérification sur ATTESTATION LEGALE des documents obligatoires, demande de mise à jour des documents auprès de l’entreprise si nécessaire
- Réalisation du KYC fournisseur (demande documents complémentaires si montant > 150 k€)
- Rédaction des Actes d’Engagement par lot, envoi aux entreprises pour signature
- Envoyer les lettres d’engagement PPM aux entreprises suivant montants du CCAP signé dans le dossier marché
- Vérification de la complétude des dossiers de sous-traitance (caution par marché, URSSAF, etc.)

Missions en phase chantier
- Saisir les TMA (Travaux Modificatifs Acquéreurs), les TS (Travaux Supplémentaires) et les TIE (Travaux Inter-Entreprises) dans les outils de gestion budgétaire.
- Réceptionner toutes les factures fournisseurs arrivant dans la boite mail générique, s'assurer de leur exactitude et de leur conformité aux accords contractuels.
- Enregistrer les demandes de paiement et les factures sur engagement.
- Enregistrer et assurer le suivi des demandes d’agrément (durée de validité des cautions, retenues de garanties, suivi des complétudes des demandes auprès des entreprises, suivi des assurances… )
- Préparer les décomptes généraux définitifs sur les marchés de travaux (DGD).
- Suivre le processus d'approbation des factures pour garantir une validation des factures conformément aux politiques internes.
- Traiter les éventuels blocages internes afin de respecter le délai de paiement et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
- Organiser et archiver les documents relatifs aux factures fournisseurs conformément aux exigences légales et internes d’ICADE.
- Préparation dossier courtier Assurance (transmettre attestation d’assurance des entreprises, PV de réception, PV levée de réserve, Attestation du bureau de contrôle)