Assistant.e administratif.ve

Sous la supervision de la Responsable régionale des Hauts-de-France :

SUIVI ADMINISTRATIF DES VOLONTAIRES (en lien avec les chargés de développement) :

Pour chaque volontaire recruté :

* Classer et archiver l’ensemble des documents administratifs (papier et dématérialisé)

* Éditer les contrats et conventions de mise à disposition sur les outils ad hoc et être en lien avec l’ASP

* Vérifier la complétude des dossiers de chaque volontaire (contrat d’engagement, convention de MAD, certificat médical, droit à l’image, preuve de versement des prestations de subsistance en cas d’intermédiation,

* Effectuer le suivi des dossiers administratifs des volontaires (attestation PSC1 et FCC, rupture de contrat, absences, accident de trajet/

* Collecter les notes de frais des volontaires

SOUTIEN PONCTUEL AU RECRUTEMENT DES VOLONTAIRES (si besoin, sur demande du responsable, notamment eu égard à la composition de l’équipe et à la charge de travail)

* Soutenir la diffusion des offres de missions : recherche des contacts des prescripteurs jeunesse, actualisation des offres de missions sur le site de l’Agence du Service Civique, appui à la diffusion des offres de mission sur les réseaux sociaux, clôture des offres de mission pourvues, relais sur des sites identifiés, envoi de courriers, etc.

* Soutenir le recrutement des volontaires : passage et réception d’appels ponctuels, réalisation du premier filtre d’éligibilité des candidatures, remplissage des informations du candidat dans l’outil ad hoc, etc.

SUIVI ADMINISTRATIF GÉNÉRAL :

* Gérer les boîtes mail régionales et enregistrer / redistribuer les demandes d’information

* Appuyer les équipes régionales : envoi de courriers, réception d’appels, organisation logistique pour des réunions et des événements

* Rédiger ponctuellement des comptes rendus de réunion

* Gestion du courrier

CONTRIBUTION A LA VIE DE L’ASSOCIATION :

* Assurer une veille des événements en lien avec l’objet de l’association (jeunesse, grand âge, lien intergénérationnel,

* Contribuer à des groupes de travail thématiques au niveau inter-régional et national

* Participer aux temps de coordination et d’échanges de pratiques nationaux


Savoir-être :

* Organisation

* Rigueur

* Souplesse

* Polyvalence

* Autonomie

* Sens de l’initiative

* Travail en équipe

* Relationnel

* Gestion du stress

* Discrétion

* Capacité d’adaptation

Savoir-faire :

* Maîtriser les outils informatiques et bureautiques

* Avoir des capacités de synthèse et rédactionnelles

* Savoir gérer les priorités, les urgences et respecter les délais

* Savoir travailler en réseau dans un environnement mouvant, dans le contexte d’un projet innovant

* Savoir rendre compte de son activité

CONDITIONS

· Contrat : 12 Mois

· Rémunération : de 1880 € brut mensuel + mutuelle + chèque déjeuner

· Poste basé à Roubaix (télétravail possible), déplacements ponctuels à prévoir.

· Prise de poste : 20 août

· Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation