GESTION ADMINISTRATIVE :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage) de la DGA,
- Organiser l'agenda du / de la DGA, gérer les rendez-vous, les réunions, manifestations en fonction des priorités, contrôler les échéances,
- Assurer les travaux de bureautique (rédaction et mise en forme de courriers, rapports, notes, compte-rendus...),
- Organiser les déplacements professionnels, formations, congrès, colloques,
- Organiser des événements ponctuels (séminaires, congrès, moments de cohésion...),
- Veiller au respect des délais, intégrer les priorités du/de la DGA dans la gestion quotidienne,
- Gérer le planning des astreintes des cadres du CCAS et réaliser des statistiques,
- Gérer le planning des congés de la DGA,
- Gérer et suivre les réponses aux courriers sensibles de la DGA,
- Créer des bons de commande dans logiciel Ciril,
- Organiser le classement et l'archivage,
- Suivre la circulation des parapheurs, contrôler les parapheurs avant mise en signature,
- Gérer les fournitures administratives de la DGA.
COORDINATION / ACTIVITE TRANSVERSALE / ANIMATION du réseau des secrétaires assistantes de la DGA :
- Gérer les mails arrivés sur la messagerie générale du CCAS,
- Coordonner les agendas des directrices et directeurs de la DGA,
- Suivre les projets et activités de la direction, piloter la diffusion des informations, procédures et dossiers en interne et en externe,
- Assurer l'interface avec les différents services, autres directions, élus partenaires.
INSTRUCTION ET SUIVI DE DOSSIERS :
- Instruire et/ou suivre des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière en lien avec différents interlocuteurs internes et externes.
ACTIVITES PONCTUELLES :
- Aider ponctuellement à l'ouverture et à la répartition du courrier, GED courrier et navette courrier en mairie,
- Assurer ponctuellement le remplacement sur le poste d'accueil standard téléphonique du CCAS,
- Mettre en forme et transmettre les rapports au service Assemblées sous Gédelib,
- Aider ponctuellement les chargés de mission de la DGA et les directions de la DGA si nécessaire.
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