Coordinateur du pôle administratif (h/f)

Sous l'autorité du Responsable du Département Parcours, le Responsable du Pôle Administratif coordonne et pilote les activités liées à la gestion administrative des parcours de formation.
Il assure l'encadrement des responsables du secteur administration et veille à la bonne exécution des procédures:

1. Coordination et Pilotage du Pôle Administratif
- Superviser et animer les responsables du secteur administration
- Organiser, planifier et optimiser les processus internes pour assurer un suivi fluide et efficace des apprentis.
- Définir et suivre les indicateurs de performance du service.
- Assurer une communication régulière et efficace avec le Responsable de département "Parcours".
2. Gestion du Parcours des Apprentis
- Garantir la gestion des dossiers administratifs et veiller à leur conformité.
- Répondre aux sollicitations des apprentis pour tout sujet administratif (inscription, contrat, etc.).
3. Accompagnement des Employeurs
- Informer et accompagner les employeurs dans leurs obligations administratives en tant qu'employeur d'apprentis.
- Conseiller les employeurs sur l'ensemble des actions en lien avec la gestion administrative.
4. Support aux Branches Territoriales
- Coordonner l'édition des documents contractuels et administratifs
- Superviser l'édition des documents contractuels et administratifs.
- Assurer le suivi financier des contrats et des dossiers auprès des OPCO en lien avec le service financier.
- Veiller au respect des délais de transmission et de validation des documents administratifs et contractuels.
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COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-Faire :
- Maîtrise des dispositifs d'apprentissage et des procédures administratives associées.
- Expérience confirmée en management d'équipe et coordination de service.
- Capacité à suivre et analyser des données financières et contractuelles.
- Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, logiciels de gestion).
- Excellentes compétences organisationnelles et rigueur administrative.
Savoir-Être :
- Sens du service et de la communication.
- Leadership et capacité à fédérer une équipe.
- Autonomie, rigueur et sens des responsabilités.
- Capacité d'adaptation et force de proposition.

Dans le cadre de ce poste, nous vous proposons également :
- La possibilité de télétravailler 1 jour par semaine
- Rémunération sur 13 mois à laquelle s'ajoute un intéressement
- Tickets restaurants et Chèques Vacances
- Un accompagnement à la prise de poste

Experience: 1 An(s)

Compétences: Législation sociale,Accueillir, orienter, renseigner un public,Proposer des actions de formation, d'orientation, d'accompagnement adaptées au profil de la personne,Analyser les besoins des membres,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Collecter et analyser des données, des informations,Communiquer à l'oral en milieu professionnel,Définir des modalités de collaboration,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser une veille documentaire,Structurer, synthétiser des informations,Utiliser des logiciels spécifiques,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.