Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Descriptif de l'emploi DESCRIPTIF SYNTHETIQUE DE LA FONCTION
Apporte une aide permanente à l’Inspecteur Général des Services départementaux en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers administratifs.
Assure la centralisation, l’organisation des échanges et la mise en forme de certaines productions.
Assure l’interface entre l’Inspecteur Général des Services départementaux et le reste de l'organisation. Missions / conditions d'exercice MISSIONS SPECIFIQUES
Contribue à l'accueil des usagers du service,
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la cellule,
Suit et gère les dossiers administratifs selon l’organisation et ses compétences,
Assiste l’inspecteur dans l’organisation du travail d’une équipe,
Assure la préparation budgétaire, le traitement comptable des dépenses de l’Inspection générale des Services.
ACTIVITES
Coordonner l’activité du volet administratif de l’organisation
Accueil téléphonique et physique
Recherche et diffusion d'informations
Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de l’équipe
Gestion des commandes de fournitures
Gestion des plannings de congés des agents du service
Participer à la mission d’inspection en mettant à dispositions les données et études collectées dans le cadre de la mise en œuvre des activités de l’IGS.
Participer à la définition des besoins en ressources budgétaires et matériels.
Suivi de la mise en œuvre des délibérations relatives à l’IGS
Participer aux réunions en lien avec le secteur d’activité de l’IGS
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Suivi et accompagnement des commandes passées par l’exécutif
Suivi des projets et activités pilotés par la mission
Suivi des tableaux de bord
SPECIFICITES, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS
Travaille en bureau Utilise régulièrement les logiciels bureautiques Horaires variables et pics d'activité en fonction des nécessités de service Grande disponibilité Profils recherchés SAVOIRS
Circuits et procédures administratives et techniques du service
Organisation et fonctionnement de la collectivité départementale et des collectivités partenaires du service
Comptabilité analytique
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Expression écrite et orale
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, …)
SAVOIRS FAIRE
Gérer les activités du secrétariat
Gérer les agendas des agents du service
Organiser le classement et l'archivage de la documentation du service
Réaliser les transmissions
Renseigner les tableaux de bord des activités des différents services rattachés à la direction ou au service
Suivre l'exécution budgétaire du service
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion
SAVOIR-ETRE
Ecouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail
Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie
Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Prendre des initiatives adaptées, justifiées et pertinentes
Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées
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