Assistant(e) de gestion / services généraux f/h

Dans le cadre d’un remplacement nous recrutons : un(e) Assistant(e) de Gestion / Services Généraux pour notre siège social basé à Puteaux (92).

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur administratif et financier, vous occupez un poste polyvalent et prenez en charge la gestion administrative interne. Vous êtes responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision des bureaux en prenant en charge la gestion administrative et la bonne transmission des informations entre les différents interlocuteurs internes et externes. Vous êtes également responsable de l’organisation des différents événements internes et externes.

Missions

Happiness Manager :

* Support aux besoins journalier des collaborateurs ( en liaison avec les RH) et des locaux

Gestion des locaux :

* Gestion des prestataires et fournisseurs : Maintenance, suivi de contrats, planification des interventions, devis comparatifs…
* Cave de Saint-Cloud (annexe)
* Gestion et traçabilité des déchets (obligation légale)
* Gestion et suivi des travaux d’aménagement et/ou réagencement
* Gestion des Parkings

Sécurité des biens et des personnes :

* Interface avec Building Manager et Responsable Sécurité du site
* Veille au respect des contrôles obligatoires (charge calorifique, armoire électrique…)
* Gestion des badges d’accès
* Sécurité incendie…

Achats et gestion des stocks :

* Fournitures de bureau, matériel informatique, toners, mobilier, consommables salle de pause…
* Communication : cartes de visite, kakémono…
* Téléphonie : mobile et fixe
* Plateformes d’impression, traceur, relieuse, électroménager de la salle de pause…

Informatique :

* Interface avec l’IT : OXYLOG (prestataire externe) pour paramétrage des PC lors d’intégration
* Installation et branchement des PC
* Maintenance micro et SAV
* Achat de matériel et accessoires IT

Gestion des Voyages :

* Réservations avion, train, hôtel, automobile
* Gestion des Formalités de visa (en lien avec des prestataires externes)
* Gestion des formalités d’assurance voyage/rapatriement (Europe Assistance)
* Gestion des demandes de détachement auprès de la CPAM
* Gestion des moyens logistiques (laptop, mobile de mission ou option à activer…)

Gestion Administrative :

* Juridique : Assurances (RCP, locaux, auto-mission, voyage)
* Lettres d’invitation clients
* Dépôt des virements de banque et suivi des factures fournisseurs
* Bons de commandes fournisseurs
* Facturations clients et suivi des règlements
* Gros chantier à réaliser : Mise en place de process, méthodes de travail…




Profil recherché :

* Formation Master / Bac+3 ou BTS.
* Une première expérience dans une fonction d’assistanat de direction polyvalente et/ou d’office manager sera souhaité.
* Vous maîtrisez les logiciels du Pack office
* La maîtrise de l’anglais et du français est indispensable.

Aptitudes professionnelles :

* Autonomie, dynamisme et réactivité, capacité d’adaptation aux situations et aux différents interlocuteurs internes et externes
* Polyvalence, capacité à gérer plusieurs tâches
* Rigueur et organisation
* Sens du relationnel et de la communication



Expérience : Idéalement une expérience d'au minimum 3 ans, les candidatures de débutants sont aussi recevables

Avantages sociaux : Horaires flexibles, participation au Transport, tickets restaurant, accès au restaurant inter-entreprise, accès au parking, 1 jours de télétravail


SOFREGAZ est une entreprise d'ingénierie internationale couvrant l'ensemble du spectre des hydrocarbures liquides, des énergies nouvelles telles que l'hydrogène, NH3 et le CO2 (captage, utilisation, liquéfaction et stockage du carbone). De plus, SOFREGAZ est un spécialiste reconnu mondialement pour les solutions GNL. Les projets de SOFREGAZ vont des études conceptuelles aux études FEED, en passant par l'ingénierie détaillée et des EPC de petite à moyenne taille.