2024-5972 chargé administratif

Le service Projets structurants de la Direction Culture Tourisme et Sport (DCTS) intervient dans plusieurs domaines :

gestion de projets de long-terme,

gestion de dispositifs stratégiques (PASS+),

gestion et création de sites et équipements culturels et sportifs (Château de la Madeleine, Petit Moulin des Vaux de Cernay, site du Réveil de la pierre),

accompagnement en ingénierie à destination des services culture, sport et tourisme, des autres directions du Département, et de porteurs de projets externes,

pilotage de projets événementiels sportifs et culturels à destination des publics prioritaires du Département.

Dans le cadre de cette dynamique, nous recherchons avec beaucoup d'enthousiasme notre futur Chargé administratif H/F. Il s'agit d'un poste permanent.

Vos missions "plus en détails" :

En tant que Chargé administratif H/F, vous serez amené à réaliser les principales missions suivantes :

Contribuer à la préparation et assurer le suivi des documents administratifs et financiers du service :

Préparer et mettre en forme des courriers et des notes ;

Préparer, enregistrer, envoyer en validation directeur et suivre les parapheurs ;

Relire les rapports-délibérations, assurer l’intégration des délibérations dans Airs Délib et les engagements liés dans GDA ; accompagner le suivi des rapports ;

Veiller au classement et à la sauvegarde des documents à conserver ;

Suivi des demandes de production des éléments de langage pour les rendez-vous du Président.

Accompagner le chef de projet PASS+ sur les volets administratif et financier du dispositif :

Traitement des demandes des 18-21 ans (réception des demandes, tableau de suivi, gestion de la boîte fonctionnelle) ;

Facturation pour le compte du prestataire (préparation des devis, des fiches d’expression du besoin et des demandes d’engagement transmises à la comptabilité) ;

Traitement du ticketing ;

Préparation des éléments de langage.

Assurer le point d’entrée administratif, juridique, financier et RH du service :

Jouer le rôle d’interface privilégiée entre le service et les autres services de la direction et du Département ;

Réceptionner les demandes (courriers, mails, appels téléphoniques), les redistribuer et en assurer le suivi.

Participer à l’organisation des activités du service et à leur évaluation :

Appuyer les chefs de projets à leur demande sur des tâches administratives (finances et commande publique) (recherche d’informations, rédaction des fiches SIS Marchés et des fiches d’expression de besoin, prise de RDV, MAJ de tableaux de suivi…) ;

Au besoin, venir en appui des autres chargé(e)s administratif(ve)s de la Direction si la conjoncture l’impose.

Accompagner le chef de service dans son rôle de manager :

Participer à l’organisation matérielle et humaine du service ;

Assurer la maîtrise des bonnes informations par l’équipe (rédaction de CR…).

Formation :

Niveau de diplôme requis : Baccalauréat

Expérience :

2 ans minimum d'expérience souhaitée sur un poste similaire

Savoir-faire :

Connaissance des logiciels bureautiques ;

Connaissance des techniques de secrétariat ;

Connaissance du fonctionnement administratif d'une collectivité territoriale ;

Maîtrise de l'orthographe ;

Savoir communiquer aisément à l'oral et par écrit ;

Aptitudes rédactionnelles ;

Savoir mettre en forme tous types de documents ;

Savoir travailler en équipe.

Savoir-être :

Rigoureux ;

Organisé ;

Savoir prendre des initiatives ;

Autonomie.

Informations complémentaires :

Modalités de recrutement :

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).

Process de recrutement :

CV et Lettre de motivation requis.

Télétravail :

2 jours par semaine sur accord du Manager