Publiée le 19 mars
Description de l'offre
VOS MISSIONS :
Sous la coordination de la Directrice qualité de la relation usagers, vous encadrez une équipe de 7 agents: assistante du cabinet du Maire-Président, assistantes des élu-es, agents cérémonies, chauffeur du Maire-Président. Vous êtes chargé, sous l'autorité fonctionnelle du cabinet du Maire-Président, de l'organisation des manifestations à caractère protocolaire ainsi que de la gestion des invitations du Maire-Président et des élus et leur représentation.
À cet effet, vos principales missions sont les suivantes :
- Organiser les évènements officiels, manifestations et cérémonies dont les cérémonies institutionnelles et patriotiques,
- Assurer le suivi du fichier Relations Publiques (mise à jour, e-mailings), des dossiers et demandes de cérémonies et évènements, leur supervision et déroulement,
- Définir une méthodologie sur le niveau et l'offre de services proposés, la hiérarchisation des manifestations,
- Préparer les lieux de réception, l'accueil et le placement des personnalités selon l'ordre protocolaire, tant à l'hôtel de ville qu'à l'hôtel communautaire,
- Manager et coordonner l'activité des agents du pôle, ainsi que des agents mis ponctuellement à disposition lors des manifestations,
- S’assurer de la mise en place d’éléments de communication en amont et pendant la manifestation, en lien avec le service communication,
- Assurer la gestion administrative et financière du budget du pôle pour les 2 collectivités, ville de Laval et Laval Agglomération et du budget du Cabinet,
- Définir et optimiser les moyens techniques, humains et financiers du pôle,
- Assurer la mission de référent sécurité du bâtiment Hôtel de ville.
Missions secondaires:
- Gérer l'agenda du Maire-Président (invitations/représentations/organisation des déplacements), rédiger des courriers, gérer les sollicitations individuelles et collectives en l'absence de l'assistante du Maire-Président.
