Responsable administratif et financier

Le Responsable administratif, financier et ressources humaines intervient sous la responsabilité du Président pour coordonner et contrôler les fonctions administratives, financières, juridiques et RH du Syndicat nécessaires à la mise en œuvre de son objet statutaire (compétences scolaire, périscolaire et petite enfance). Assurer également les suivis comptables et financiers du SIVOM.
- Les objectifs poursuivis par la mission sont les suivants :

Être le référent et l'interlocuteur de la structure pour toutes les questions administratives, financières et ressources humaines d'ordre générale ou spécifique (paies, subventions, cotisations, contrats…)

Assurer une mission de conseil et d'aide à la décision auprès du/de la Président/te.

Formuler des propositions et participer à l'élaboration des projets sur les questions administratives, financières et ressources humaines.

Adapter les moyens (humains, financiers, techniques, partenariaux…) nécessaires à la mise en œuvre de l'objet statutaire du Syndicat et la mise en œuvre du programme d'activités.

Le responsable administratif et financier est directement sous la responsabilité du Président du SIVOM.

Activités principales :
- Animer le volet administratif, financier et juridique de l'organisation.

Élaboration, suivi de l'exécution du budget et ses modifications éventuelles.

Paiement des factures (mandats) et suivi commandes fournitures auprès des fournisseurs.

Contrôle de gestion de l'établissement au plan budgétaire et comptable (conformité des comptes, état des dépenses, versements de subventions, consommation des crédits, état des recettes) en lien avec la programmation du budget.

Suivi de l'actif et calcul des dotations aux amortissements

Veille comptable et réglementaire

Rôle d'interface avec la trésorerie
- Gérer les moyens généraux et la politique des achats :

Suivi, exécution et supervision du processus de la commande publique (seuils, pièces…)

Assistance et contrôle des passations de marchés, actes et conventions

Suivi des contrats d'entretien et fonctionnement des bâtiments, mobilier, véhicules, matériel

Commande des fournitures de bureau et fournitures d'entretien.

Définir les besoins en matériel d'équipement

Évaluer le patrimoine et les risques.
- Gérer la fonction RH :

Gestion des contrats de travail et des carrières des personnes en poste.

Gestion des temps d'absence / présence / congés / formations

Gestion des Tickets restaurant

Gestion des recrutements

Rédiger les actes administratifs et assurer le suivi des dossiers individuels des agents(saisine instances, suivi médecine professionnelle…)

Calcul et saisie des déclarations sociales et fiscales

Vérification et mandatement des paies.

Liaison avec le Centre de Gestion

Veille réglementaire
- Management :

Piloter le service technique (participer au jury de recrutement, plannings, budget)

Piloter la démarche des entretiens annuels et réaliser l'évaluation des agents placés directement sous son autorité)
- Participer à la mise en œuvre du programme d'activités prévu au budget :

Gestion et suivi des subventions (Europe, État, Région, Département ...) : préparation de tous les documents pour les dossiers de demande de subvention, acomptes et paiements.

Aide à la préparation des plans de financements.

Recensement des données CAF, déclarations PSO et suivi CTG BT pour les services concernés
- Assurer le service administratif et le secrétariat général de l’organisation :

Supervision, coordination et contrôle des activités du Syndicat (courriers arrivés, courriers départs, envois, publipostages…)

Participe à l'élaboration des délibérations et comptes rendus du bureau du comité syndical et de l'envoi au contrôle de légalité
- Politique publique :

Assistance et conseil auprès de l'autorité territoriale. Accompagner, conseiller et structurer les processus décisionnels.

Participer aux comités syndicaux : définir l'ordre du jour, préparer les dossiers pour les membres du comité,

Développer des outils d'aide à la décision

Arbitrer et opérer des choix en cohérence avec les orientations politiques des élus.

Bien que la mission soit relativement circonscrite, l'agent est susceptible d'être mobilisé et prendre part, de manière plus ponctuelle, à la vie de la structure, en ce qui concerne notamment :

Activités secondaires :
- Accueil :

Accueil téléphonique
- Régie de recettes et d'avances :

Régisseur de recettes et d'avances en qualité de mandataire suppléant
- Participation à la vie de la structure :

Participation aux réunions d'équipe bimensuelles

Participation aux manifestations organisées par le Syndicat

Contribution au bon fonctionnement du Syndicat (appui méthodologique, aides ponctuelles aux tâches administratives, ou techniques des collègues, document unique, gestion et suivi des locaux, et contribution à la qualité de vie collective au sein de la structure…)

Gestion de l'archivage

Et de tout autres projets ou dossiers sur demande expresse du Président.

Amplitude des horaires administratifs : 9h00 - 17h00. Amplitude totale : 7h30-18h30

Ponctuellement réunion en soirée (conseils syndicaux)

Grandes disponibilités (congés possibles hors vacances scolaires).

Conditions d'exercices et spécificités :
- Mobilité exigée sur les différents sites.
- Défraiements kilométriques (déplacements liés aux réunions à l'extérieur, remplacements, projets particuliers)
- Tickets restaurants.
- Coopération et transversalité avec les divers services et l'ensemble des communes adhérentes au SIVOM.
- Autonomie et organisation du travail.
- Avoir le sens des responsabilités.
- Posséder des aptitudes à l'écoute, au dialogue et à la communication
- Rigueur, sens de l'organisation, capacités d'analyse et de synthèse.
- Faire preuve de discrétion.
- Techniques de communications et de négociations (principaux langages de communication (écrit, oral, événementiel, signalétique, charte graphique, multimédia, etc)
-Transversalité et partenariat avec les différents acteurs du territoire (administrations, associations et institutions).
- Savoir appréhender des situations politiques avec diplomatie et prudence
- Comprendre les enjeux des partenaires afin de les mobiliser au service d'un projet
- Savoir travailler en équipe (adjoints, secrétaires, autres)
- Goût pour le travail en équipe et en transversalité. Disponibilité.
- Capacités rédactionnelles et managériales
- Compétences en Logiciels (bureautique et logiciels comptables)

Formations exigées :

Rédacteurs territoriaux (cat B). Bac + 3

Formation juridique et comptable.

Connaissances administratives et budgétaire, maîtrise du cadre réglementaire des collectivités territoriales et ressources humaines.

Gestion Paies.

Les savoirs :

• Fonctionnement des collectivités territoriales, de leur environnement institutionnel et

de leurs compétences ;

• Maîtrise des règles et des techniques de la comptabilité publique, de la gestion

budgétaire et financière ;

• Code et procédures de la commande publique ;

• Statut de la fonction publique territoriale et gestion administrative du personnel ;

• Utilisation de logiciels métiers / outils informatiques (pack office, logiciel comptable,

Chorus, Berge Levrault, hélios)

• Capacité à animer des réunions et à travailler en réseau.

Savoirs être :

• Rigueur, méthode, capacité de synthèse et aisance rédactionnelle ;

• Organisation, gestion du temps et des priorités ;

• Sens de la discrétion ;

• Capacités d’adaptation ;

• Aptitudes relationnelles (adaptabilité à des interlocuteurs variés) ;

• Capacités à travailler en autonomie comme en équipe ;

• Esprit d’initiative ;

• Disponibilité et implication ;

• Sens du service public