Secrétaire de direction / responsable service etat civil / cni / elections

- Organiser de façon permanente la vie professionnelle du directeur général des services
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
o Organiser les déplacements du cadre

- Organiser et planifier des réunions
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
o Respecter les délais de transmission de documents divers avant la réunion
o Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus du COMDIR

- Assurer le secrétariat du directeur général des services
o Rédiger et mettre en forme tous types de courriers
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers

- Procéder à l'accueil téléphonique et physique du secrétariat général et à l'accueil
o Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers le service compétent
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

- Remplacer la secrétaire de direction, plus précisément chargée du secrétariat des élus pendant ses absences
o Assurer le secrétariat du Maire, des Élus et des commissions
o Préparer les réunions du Conseil Municipal et des Bureaux Municipaux et réaliser les comptes-rendus
o Assurer le suivi des documents à transmettre au contrôle de l'égalité et autres interlocuteurs (Délibérations, procès-verbaux, décisions, arrêtés...)

- Gérer les services Etat civil/Élections/CNI-Passeport

o Manager une équipe de trois personnes
o Organiser les plannings d'ouverture du service " CNI "
o Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil en l'absence de l'officier d'état civil
o Contrôler l'authenticité des attestations fournies
o Etablir les différents actes d'état civil
o Etablir les dossiers de mariage
o Participer à l'organisation des élections