Un assistant des chefs de pôle service social polyvalent (h/f) de forbach et de saint-avold

Missions

Placé sous l'autorité hiérarchique du Chef de Pôle Service Social Polyvalent de FORBACH, vous assurez son secrétariat ainsi que celui des Chefs de Pôle Service Social Polyvalent de SAINT-AVOLD et CREUTZWALD, et les assistez dans leur organisation quotidienne.

Vous participez à la gestion et à l'organisation des moyens humains et matériels pour l'ensemble des Centres Moselle Solidarités et Maison du Département des Pôles de FORBACH, CREUTZWALD et SAINT-AVOLD.

Vous assurez les liaisons entre les Chefs de Pôle, la Direction du Service Social Départemental, les agents des Pôles Service Social Polyvalent, ainsi qu'avec l'ensemble des services internes et partenaires externes.

Activités principales

Assistance aux Chefs de Pôles

- Assurer l'accueil des partenaires et collaborateurs du service, des intervenants des services départementaux et extérieurs

- Contribuer à l'organisation du travail du service et à l'agenda du Chef de Pôle

- Veiller au respect des échéances des rapports et enquêtes des travailleurs sociaux, vérifier les justificatifs

- Participer à la préparation des réunions, envoyer l'ordre du jour aux participants et rédiger les comptes rendus

- Contribuer à la création, à l'élaboration et à la mise en forme de tableaux statistiques - concevoir des outils d'enregistrement permettant des extractions de données - recueillir et exploiter des éléments du rapport d'activité, suivi de l'activité

- Organiser, classer et archiver des dossiers

Gestion des ressources humaines

- Préparer le planning des congés, RTT, les remplacements et les soumettre au Chef de Pôle, suivre les arrêts maladie, les autorisations d'absence

- Participer à la gestion des mouvements du personnel (fiche de recrutement, descriptions de poste...) et contribuer par son expertise au recrutement des personnels de secrétariat

- Préparer l'arrivée de nouveaux agents, des stagiaires, et les accueillir

- Assister le Chef de Pôle dans la gestion administrative du personnel

- Renseigner les travailleurs sociaux et les secrétaires sur les circuits des demandes administratives

- Contribuer à la gestion et l'élaboration du plan de formation : recensement des besoins, gestion des demandes

- En collaboration avec les chefs de service, élaborer des propositions d'affectation de Travailleurs sociaux mobiles sur des remplacements : actualiser l'outil de suivi, signaler les absences, les reprises d'activité...

Gestion de l'information et des moyens des pôles

- Recueillir et diffuser les informations

- Gérer, organiser et mettre à jour un fonds de documentation, développer une documentation numérique

- Recenser les besoins matériels, préparer les commandes (mobilier, matériel de bureau...)

En cas d'urgence, vous pourrez être amené à participer exceptionnellement à la rotation des remplacements pour assurer la continuité de l'accueil du public des Centres Moselle Solidarités de BEHREN LES FORBACH, BOULAY, CREUTZWALD, FAREBERSVILLER, FAULQUEMONT, FREYMING-MERLEBACH.

Compétences requises

- Maîtriser les techniques de secrétariat, les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, Powerpoint

- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et d'organisation

- Posséder de bonnes qualités relationnelles et d'aptitude au travail en équipe

- Connaître la lesgislation sociale, ainsi que le champ d'intervention des travailleurs sociaux, médico-sociaux du Département et autres institutions