Secrétaire - accueil du relais petite enfance

Le CCAS de TALENCE RECRUTE :

Pour son relais petite enfance,

Un(e) chargé(e) de l' accueil de la maison de la Petite Enfance et du secrétariat du Relais Petite Enfance

Sous la responsabilité directe de l'animatrice principale du Relais

MISSIONS PRINCIPALES :

1. Accueil physique, téléphonique et numérique du public

Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques,

Renseigner les familles et les interlocuteurs, les orienter vers le service compétent ou d’autres institutions/services si nécessaire

Savoir repérer les situations d’urgence et appliquer le process d’accueil spécifique

2. Gestion des agendas du Relais Petite Enfance :

Agenda pour les familles souhaitant embaucher une assistante maternelle du parent employeur

Agenda pour les préinscriptions pour une place en structure collective et à la crèche familiale (12 RDV par semaine répartis sur 6 lieux différents)

Rappeler les pièces à fournir, confirmer le RDV par l’envoi de mails.

Planifier les disponibilités de ces agendas en amont.

Coordonner les RDV avec l’association INTERMED pour les familles ne maitrisant pas le français

3. Assister les animatrices du Relais Petite Enfance

• Pour les dossiers de préinscriptions en crèche

Créer les dossiers familles sur le logiciel métier

Accompagner les familles souhaitant modifier et/ou mettre à jour leur dossier,

Examiner, traiter et mettre à jour les dossiers en back office

Traiter, Rédiger et éditer les différents courriers/courriels

Préparer les Commissions d’attribution des places

Rédiger les bilans statistiques de ces commissions

• Dans les relations avec les assistantes maternelles et les familles

Mettre à jour la liste des disponibilités des assistantes maternelles (site de la ville, liste excel..)

Transmettre la liste aux familles

Mettre en forme et diffuser le TAM TAM (journal des assistantes maternelles)

Assurer le suivi des formations programmées (lien avec organisme de formation, réservation de salles...)

Accompagner les familles via AIDANT CONNECT

4. Suivre la vie du dossier administratif des familles et soutenir les directrices de crèches :

Instruire les dossiers d’entrée et de renouvellement des familles

Être garant des échéances (administratives, organisationnelles etc…)

Vérifier des étapes spécifiques de la facturation

Editer et transmettre les factures aux familles

Être mandataire de la régie petite enfance

5. Participer à la vie du service RPE et à l'évolution de la direction

Transmettre les éléments de communication générique destinés à toutes les familles (mails ou informations, courriers)

Être force de propositions pour améliorer l'organisation du Relais Petite Enfance

Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions du RPE ( dont 3 en soirée)

Organiser les manifestations du RPE ( Cheque cadeaux etc…)

Créer des solutions informatiques pour faciliter la réalisation des statistiques annuelles demandé par la CAF (sphinx)

Participer aux groupes de travail du KIOSQUE FAMILLE

MISSIONS ANNEXES :

Organiser le classement et l’archivage des dossiers numériques

Assurer le suivi des courriers internes et externes

Diplômes exigés et / ou expériences professionnelles :

Bac technologique sciences et technologies de la santé et du social avec expérience souhaitée sur poste similaire / Diplômes dans le domaine dans la relation à l’usager et dans le secrétariat et/ou Secrétariat avec accueil de public physique et téléphonique, rédaction de courriers, utilisation logiciel métier, planification et suivi de dossiers.

Compétences :

Faire preuve d’autonomie, d’anticipation et de rigueur dans l’organisation de l’activité tout en restant sur une ligne de conduite commune à l’équipe - Optimiser le temps de travail - Utiliser des techniques de communication pour désamorcer des situations de tension avec les usagers

Connaitre l’environnement institutionnel et le processus décisionnels de la fonction publique territoriale et du CCAS

Connaître toutes les activités d’un service petite enfance et les règles de fonctionnement du service

Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.

Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)

Savoir écouter, orienter et satisfaire le public

Savoir aller à l’essentiel de l’information, la reformuler et la restituer

Savoir discerner l’importance de l’information reçue

Savoir travailler en équipe

Savoir travailler avec différents interlocuteurs : CCAS, Service éducation, Enfance, Mairie, Acteurs associatifs et privés

Savoir s’organiser, définir et gérer les priorités

Savoir suivre une procédure

Maitriser les règles de secrétariat (classement etc..)

Comprendre et parler l’anglais

Respecter la confidentialité

Organiser l’espace de travail pour l’accueil du public et le traitement des dossiers

Maîtriser les outils informatiques, le logiciel métier (TECHNOCARTE), internet.

Savoir écouter, reformuler, traiter l’information, orienter et satisfaire le public

Savoir gérer les situations relationnelles difficiles et garder une distance professionnelle avec les interlocuteurs

Mettre ses compétences au service de la cohésion d’équipe

Etre organisé, rigoureux et méthodique et autonome,

Etre force de propositions

Etre sérieux et efficace.

Faire preuve de neutralité, devoir de confidentialité.