Opérateur concièrgerie d'entreprise h/f

Créée en 1933, connue et reconnue jusqu'en avril 2018 sous le nom d'Association des paralysés de France, APF France handicap rassemble aujourd'hui près de 100 000 acteurs dont 14 500 salariés. APF France handicap est la plus importante organisation française, reconnue d'utilité publique, de défense et de représentation des personnes en situation de handicap et de leurs proches

APF Entreprise est une entreprise adaptée du bassin grenoblois. Sa raison d'être est de contribuer à l'emploi durable des personnes en situation de handicap. Avec ses 250 collaborateurs, 3000 m² d'ateliers et plus de 3,5M€ de CA, notre entreprise offre un panel très varié d'activités : sous-traitance industrielle, couture, services aux entreprises, tertiaire, nettoyage, transports Vous êtes chargé(e) des ressources humaines et vous souhaitez intégrer une structure qui agit au quotidien au service de valeurs humaines fortes ? Vous avez une solide formation en RH et vous souhaitez donner du sens à votre quotidien ? Mettez votre polyvalence et votre sens de l'écoute au service d'une organisation dynamique !

L'opérateur en prestation sur site spécialisé en conciergerie, réalise les opérations demandées dans le cadre de sa mission, sous la responsabilité du chef d'équipe et en fonction de ses directives. Il est en immersion directe auprès des collaborateurs du client et participe activement, par sa prestation, à cette relation.

Vous aurez à effectuer les activités ou tâches suivantes :

Activité

Maintenir une bonne relation en coordination avec tous les partenaires : clients et leurs collaborateurs, prestataires de service
- Entretenir la relation de confiance avec le client, ses collaborateurs et les prestataires de service co-traitants
- Transmettre rapidement les problématiques rencontrées à son responsable (debriefing)

Coordonner la relation entre l'équipe Back-Office et les clients
- Organiser et vérifier les prestations de l'équipe Back-Office
- Assurer la médiation afin de traiter efficacement les dysfonctionnements internes APF

Renseigner et gérer la base de donnée support et le site du service Conciergerie (Base Produits/Services sur site Internet)
- Gestion des clients (création, renseignement et modification des fiches)
- Affectation et gestion des cartes d'inscription personnelles
- Création des nouveaux produits et services dans la base (articles, prix)
- Paramétrage et activation des produits et services

Traiter les demandes du client et de ses collaborateurs
- Renseigner et orienter les collaborateurs des clients
- Déterminer les besoins des collaborateurs des clients
- Satisfaire efficacement les demandes des collaborateurs dans le cadre défini des prestations convenues avec les clients

Suivre les problématiques/réclamations clients
- Traiter les réclamations des clients
- Savoir négocier avec le client
- Entretenir la relation de confiance avec le client (écoute)
- Traiter rapidement les problématiques des clients
- Savoir suivre ses dossiers

Gérer la communication destinée aux utilisateurs
- Communiquer via le site sur les nouveaux services et événements à venir
- Communiquer les informations pratiques (périodes de congés, fermeture)
- Collecter l'information nécessaire pour adapter la communication au public
- Créer des supports de communication

Réaliser les contrôles de prestations
- Effectuer des contrôles en cours de prestations fournies
- Vérifier de la qualité/quantité des prestations finies en tenant compte des exigences clients
- Veiller au bon fonctionnement des équipements

Gérer les relations avec les prestataires co-traitants
- Centraliser et analyser les demandes des collaborateurs
- Redistribuer et passer les commandes auprès des prestataires requis

Organiser des événements en collaboration avec des prestataires chez les clients
- Rechercher de nouvelles idées de prestations et de nouveaux prestataires, pour des opérations ponctuelles ou durables
- Organiser des événements pour des opérations ponctuelles dans le respect du cahier des charges

Participer à la gestion et au suivi de l'activité de conciergerie
- Créer des fiches de suivi de commandes par prestataires
- Gérer la caisse (espèces, chèques)

Renseigner la partie administrative de son activité
- Renseigner les documents de stocks
- Renseigner les heures, temps passé, etc.
- Renseigner la traçabilité

PROFIL

Diplômes :

Vous possédez les compétences suivantes :

Compétence

Savoir gérer la relation client
- Savoir identifier la demande et les besoins du clients
- Savoir communiquer avec les clients
- Savoir représenter et défendre les intérêts de l'entreprise auprès des clients
- Savoir faire des propositions commerciales aux clients
- Savoir gérer les litiges de 1er niveau avec les clients
- Savoir négocier des ajustements de délais de livraison avec le client

Savoir transmettre une bonne image de l'entreprise

Etre en capacité de maîtriser sa présentation et son langage : savoir-être, politesse, hygiène

Connaître les spécificités métier (langage, référence, us et coutumes, etc.)
- Connaître les produits et leurs fonctionnements
- Connaître le langage technique, références, etc.

Savoir analyser la demande client
- Savoir lire et comprendre les documents
- Savoir identifier les éléments liés à la demande (techniques, garantie, etc.)
- Savoir décider des actions à mettre en oeuvre (arrêt, réalisation, etc.)

Savoir répondre aux demandes clients
- Savoir identifier la problématique client
- Savoir apporter une réponse adaptée au client dans l'urgence
- Savoir assurer la satisfaction client

Savoir gérer les informations internes et externes, et les communiquer
- Savoir réaliser une recherche documentaire
- Savoir communiquer les informations
- Savoir identifier les informations à communiquer
- Savoir mettre à jour les supports de communication

Savoir apporter une réponse adaptée à la demande et au besoin du client
- Savoir analyser la demande et les besoins du client
- Savoir apporter une réponse adaptée à la demande et au besoin du client
- Savoir orienter le client vers la personne / le service adapté
- Savoir identifier et gérer des priorités

Savoir renseigner et exploiter la base de donnée support et le site du service Conciergerie
- Créer et renseigner des informations clients sur la base
- Réinitialiser des mots de passe quand nécessaire
- Créer des produits et services dans la base (articles, prix)
- Paramétrer et activer des produits et services sur la base
- Communiquer et mettre à jour les informations pratiques et l'actualité du service sur le site

Savoir mettre en place et organiser son poste de travail dans des locaux extérieurs
- Organiser son déplacement sur le site client avec son matériel
- Préparer son poste de travail de manière opérationnelle et efficace (mise en place du matériel bureautique, organisation du poste)

Savoir organiser des événements de conciergerie
- Mettre en place et coordonner des prestations événementielles chez les clients en partenariat avec les différents intervenants
- Prospecter des prestataires en fonction de la thématique événementielle et mettre en place des partenariats
- Organiser la prestation événementielle dans le respect du cahier des charges

Savoir organiser, concrétiser et gérer les commandes de conciergerie
- Analyser les commandes des utilisateurs en fonction des prestations demandées (états selon fournisseurs prestataires)
- Analyser les statistiques mensuelles
- Gérer la caisse (chèques et espèces)

Vous possédez les exigences complémentaires suivantes :

Catégorie

Description

Savoir utiliser Internet et les réseaux sociaux

Savoir utiliser le Pack Office

Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques

Autonome dans ses déplacements, permis de conduire B obligatoire

REMUNERATION

« A rajouter manuellement