Chargé(e) d'accueil et des affaires scolaires

Le/La Chargé.e d’accueil accueille, oriente, renseigne le public (accueil physique et téléphonique).

Il/Elle représente l'image de la commune auprès des usagers.

Il/Elle assure la gestion du courrier et courriel.

Il/Elle assure la gestion du service administratif de la restauration scolaire et de la facturation des services périscolaires.

Il/Elle assure le suivi des locations de salles aux particuliers.

 Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, renseignement)

 Gestion du courrier et courriels (réception, distribution et expédition)

 Pré-réservation des salles, visite et gestion administrative des locations de salles pour les particuliers.

 Aide aux usagers pour les démarches administratives en ligne

 Gestion du service affaires scolaires

o Restauration : commande, gestion inscriptions, facturation

o Régie : réception des règlements, enregistrements logiciel, relance, arrêt de régie, relation avec la Trésorerie

o Ecoles : inscriptions pour écoles de la commune

o Transports scolaires : information, remise des cartes, relation avec le Conseil Départemental

Il est possible que l'agent soit appelé, en fonction des nécessités de service ou de l'évolution de la structure, à remplir d'autres missions non citées précédemment.

Tout agent du service public est réquisitionnable à tout instant pour faire face à des évènements extérieurs d'intérêt public

 Contacts directs et permanents avec le public

 Echanges réguliers avec les services de la commune et avec le chef de service

 Relations avec les partenaires extérieurs

 Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public/adaptabilité accueil physique-téléphonique

 Rigueur

 BEP Secrétariat

 BAC + formation

ou expériences équivalentes sur un poste similaire.

Connaissances :

 Techniques de secrétariat

 Logiciels de bureautique

 Organisation et activités des services

 Environnement et connaissances sur la commune

 Fonctionnement du standard téléphonique

 Notions de pédagogie et technique d’écoute

 Techniques de résolution des conflits

 Gestion du stress et comportement face à l’agressivité

 Orthographe, langue française

 Applications informatiques de bureautique

Capacités à :

 Accueillir le public

 S’exprimer clairement

 Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

 Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence

 Gérer les conflits

 Trier, classer, archiver

 Saisir et actualiser une base d’informations

 Rédiger des documents administratifs

 Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

 Expliquer le cadre réglementaire

 Esprit d’équipe

 Rigueur