Secrétaire général de mairie (h/f)

Sous la directive directe des élus, la secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale.

Il ou elle est l'interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants, dans les domaines de l’état civil, l’urbanisme, les marchés publics, la comptabilité, le personnel communal, les élections, le conseil municipal…

Assistance et conseil aux élus

Apporter aux élus des outils d'aide à la décision

Assister les élus dans la rédaction de documents administratifs et techniques

Élaboration des documents administratifs

Veiller à l'application de la réglementation

Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations…)

Gestion des affaires générales

Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil :

Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil

Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, pacs, mariages, décès)

Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité

Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire

Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil

Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes :

Apposer les mentions marginales

Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)

Formalités administratives diverses :

Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes

Suivi avec les autorités militaires

Elections politiques :

Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations

Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer

Organiser matériellement et administrativement les bureaux de votes

Gestion du cimetière :

Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière

Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires

Conseiller la hiérarchie/élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions

Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière

Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions

Gestion des commandes

Gestion du service de restauration scolaire (DFT-net)

Réaliser les dossiers d'inscription au service

Saisir les dossiers dans le logiciel et assurer le suivi et les mises à jour des utilisateurs

Réaliser les feuilles de pointage

Commander les repas

Assurer le contrôle du service effectué par le prestataire, veiller à la bonne exécution du marché

Assurer la facturation du service et le suivi de celle-ci

Participer aux réunions nécessaires à la bonne marche du service

Accueil et renseignement de la population

Participer à l’accueil physique et téléphonique du public : renseignements divers (gestion des salles communales, recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants, cartes d’identités)

Gérer les relations avec les associations

Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics

Connaître le code général des collectivités territoriales, le statut de la FPT, les règles d'état civil et d'urbanisme

Maîtriser la rédaction administrative

Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante

Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension

Respecter les délais réglementaires

Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)

Savoir gérer la polyvalence et les priorités

Etre organisée, rigoureuse et méthodique

Etre efficace