Legendre Génie civil recherche pour son agence basée à Bordeaux :
Un(e) Assistant(e) d’agence (H/F)
Sous la responsabilité du Directeur d’agence, l’assistant(e) d’agence est chargé de l’accueil, de l’administratif, assure l’interface entre les membres de l’agence, ses relations avec l’extérieur (clients, sous-traitants, fournisseurs…) et le reste du groupe (comptabilité, RH…). L’assistant(e) d’agence intervient également dans le suivi des chantiers de l’agence.
A ce titre, vos principales missions seront les suivantes :
Administratif
Accueil physique et téléphonique de l’agence
Traitement et diffusion du courrier
Rédaction, mise en forme et diffusion de documents divers (courriers, devis, rapports, affectation de main d’œuvre sur chantier…)
Assister le directeur d’agence dans l’organisation d’évènements
Organiser les réunions de travail (préparation, centralisation des dossiers...) et leur logistique (réservations de salles, de repas …)
Assurer la tenue des agendas électroniques
Gestion des fournitures de bureaux (commande, validation de factures…)
Suivi de l’intérim et des visites médicales
Commercial
Constituer et suivre les dossiers de candidature suite à un appel d’offres
Assister les équipes projets sur les missions de consultation
Participation à la préparation des supports pour les oraux
Participer à la mise en place de supports destinés aux communications internes
Facturation
Enregistrement et diffusion des factures et bons de paiements (fournisseurs, clients, sous-traitants)
Gestion des cautions bancaires sur les chantiers
Préparation et suivi des situations clients (relances impayés, suivi des encaissements,)
Préparation des bons de paiements sous-traitants pour validation par les conducteurs de travaux
Technique
Réaliser les DICT et les PPSPS
Assurer le suivi mensuel des situations travaux (avancement, avenants, sous-traitance…)
Préparation et suivi des agréments et des contrats de sous-traitance
Etablissement et envoi des certificats de capacité
Participer aux réunions techniques, prises de notes, rédaction de rapports et de compte-rendu
Gestion de la sous-traitance et des pièces administratives des sous-traitants
Cette liste est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des appétences et capacité du collaborateur.
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