Responsable planning pôle invites

Position

Missions principales :

Sous la responsabilité de la Responsable Planning et Réservation des Maisons de Champagne du groupe Moët Hennessy, vous agissez en véritable bras droit :

1. Vous managez une équipe de chargées de réservation
2. Vous supervisez toutes les demandes Invités exprimées par nos filiales/agents. (+ de 250 contacts dans le monde, 2 000 demandes par an)
3. Vous coordonnez des demandes de visites Invités avec les Maisons de Champagne et leurs équipes afin d’assurer une expérience client qui correspond aux valeurs et aux images des Maisons. Vous êtes un véritable relais entre les chargées de réservation /les Maisons/les marchés.
4. Vous optimisez les plannings invités visant à respecter les organisations des Maisons de Champagne et les règles de sécurité de nos établissements recevant du public.

ACTIVITES :

ORGANISATION ET COORDINATION DU POLE INVITE

5. Optimise le planning, contrôle les disponibilités des ressources et des espaces des 5 Maisons
6. Coordonne, relaie les informations et les données Front auprès des équipes pour améliorer la gestion des demandes
7. Met en place les outils de communication pour fluidifier l’information entre toutes les Maisons.
8. Prend en charge des réclamations internes en étroite collaboration avec le/la Responsable Planning

GESTIONS DES OUTILS INFORMATIQUES SPECIFIQUES A L’ACTIVITE VISITES ET RECEPTIONS

9. Participe activement au développement de l’outil de demande : recensement des besoins, faisabilité
10. Participe aux réunions de suivi des outils. (BHE)

GESTION ADMINISTRATIVE

11. Assure la bonne coordination entre le planning / le back administratif et nos partenaires (hôtels, chauffeurs)
12. Analyse les dossiers pour en assurer le correct reporting et les principaux KPI de l’activité invité

MANAGEMENT :

13. Manage, développe l’équipe de chargée de réservation pôle invités (6 personnes),
14. Optimise l’organisation du service en tenant compte des besoins Maisons et des talents.
15. Forme les équipes saisonnières du pôle invité.


Profile

Formations/qualifications : BAC +2/3 tourisme, hôtellerie, technico-commercial ou équivalent

Langues : bilingue français et anglais et éventuellement pratique d’une troisième langue

16. Savoir-être :
17. Bonne communication,
18. Capacité à travailler en équipe
19. Capacité d’adaptation
20. Agilité
21. Sens de la relation client
22. Sens de l’écoute
23. Empathie
24. Patience
25. Diplomatie
26. Pédagogie,
27. Sens des relations humaines
28. Rigueur
29. Sens de la confidentialité
30. Discrétion
31. Sens de l’organisation
32. Autonomie
33. Savoir-faire :
34. Connaissance du groupe Moët Hennessy et du réseau de distribution
35. Maîtrise des outils bureautiques