L'assistant participe à la qualité de la prise en charge des majeurs protégés en assurant en autonomie la partie secrétariat, accueil et gestion administrative. Il a un rôle de veille dans le suivi des mesures, en lien étroit avec les Mandataires Judiciaires et le chef de service.
Par ses actions, il contribue à la continuité de service, à la bientraitance des majeurs protégés et à la traçabilité des informations.
Dans un souci de bon fonctionnement de service, l'assistant peut se voir confier toutes missions en lien avec ses fonctions.
Principales missions
- Organiser le dossier administratif de la personne protégée et en assurer le suivi
Créer le dossier administratif physique et numérique et prendre en charge les envois de courriers types liés à leur ouverture.
Mettre en place, contrôler et mettre à jour l'environnement administratif de la personne protégée dans la base de données UniT
Préparer les documents d'accueil et de début de prise en charge des majeurs protégés (DIPM, livret d'accueil, règlement de fonctionnement, charte, .)
Gérer le formulaire d'ouverture/transformation de compte
Assurer la gestion des évènements (suivi des échéanciers : mesure de protection, MDPH, sécurité sociale, aide sociale, .) à l'aide de l'outil informatique
Alerter le Mandataire à la Protection au moment des échéances
Préparer/suivre les dossiers administratifs, sous la supervision du Mandataire, pour la mise en place ou le renouvellement des droits sociaux des personnes protégées (Sécurité Sociale, Mutuelle, allocation logement, MDPH, secours, aide sociale .)
Alerter le mandataire et les chefs de service en cas d'éventuels incidents et pour toutes anomalies constatées
Mettre en forme les courriers, rapports de situation, requêtes,.
- Gérer l'ensemble des flux administratifs entrants et sortants du service mandataire à la protection des majeurs
Traiter le courrier entrant et sortant et assurer l'affranchissement,
Numériser et indexer les courriers selon la procédure définie et la charte d'archivage,
Assurer la gestion des mails extérieurs sur la boite structurelle, transmettre aux personnes concernées selon les consignes,
- Assurer l'accueil physique, téléphonique des personnes protégées et des partenaires
Assurer l'accueil physique des majeurs protégés ou des partenaires selon l'organisation en vigueur sur le site et remettre les informations et documents selon les règles en vigueur.
Réceptionner les appels téléphoniques et traiter la demande si elle relève de sa compétence, sinon orienter l'interlocuteur vers la personne compétente.
Rendre compte de ses entretiens téléphoniques ou physiques aux Mandataires.
Assurer une traçabilité des contenus, dates des appels téléphoniques et des contacts physiques.
Compléter l'agenda des Mandataires selon les demandes.
Autres activités
- Participer aux réunions de services ou aux réunions d'équipe
La mission s'exerce dans le respect des ordonnances des juges et des textes suivants : loi n° 2007-308 du 5 mars 2007, décrets n°2008-1508 du 30 décembre 2008, n° 2008-1556 du 31 décembre 2008, arrêté du 2 janvier 2009.
Respecter la discrétion professionnelle
Adhérer aux valeurs associatives et être garant de leur respect
Se former et actualiser ses connaissances pour s'adapter à l'évolution des pratiques
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Imprimer des documents techniques,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Relayer de l'information,Piloter une activité,Maîtrise des outils de communication,Maîtrise d'internet et de la messagerie, Maîtrise de l'outil bureautique (word - excel)
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Activités juridiques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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