Chargé de mission - bureau de soutien aux opérations (bso) f/h

Dans le cadre d'un remplacement, Amarante International recherche en contrat CDD un Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations H/F, intégré au sein du Département d’Appui aux Opérations (DAO), pour son siège social basé à Paris.


1/ Chargé de la gestion et élaboration des déplacements professionnels des collaborateurs


A. Relations avec les prestataires de voyages :

1. Relation avec les prestataires de voyages ;
2. Gestion du contrat Corporate avec la compagnie aérienne Air France ;
3. Constitutions des dossiers de visas pour remise à notre prestataire ou dépôt en ligne ;
4. Mise à jour de la politique voyage du groupe conformément aux directives du Groupe ;
5. Contrôle des demandes de voyages des collaborateurs dans le respect de la politique voyage groupe ;
6. Optimisation des coûts des déplacements et achat de matériel en lien avec le budget établi ;


B. Gestion des contrats d’assurance et de la couverture des collaborateurs en mission :

1. Assurance médicale et l’organisation des rapatriements des collaborateurs ;
2. Gestion des différents contrats d’assurance (couverture médicale, rapatriement) ;
3. Déclaration mensuelle des déplacements à l’étranger ;
4. Mise en place des procédures médicales d’urgence en relation avec les différentes assistances ;
5. Suivi des dossiers de sinistre des collaborateurs.


C. Suivi administratifs de l’ensemble des missions :

1. Contrôle des différents formulaires à l’attention des voyageurs avant le transfert à nos prestataires de voyage ;
2. Mise à jour des tableaux de suivi des missions, validité des visas, et documents obligatoires pour les déplacements ;
3. Contrôle du respect des procédures d’obtention des différents documents et des conditions d'entrées/sorties sur les territoires d'exécution des missions.


D. Appui aux directeurs d'activités dans l’élaboration des missions :

1. Appui à la rédaction des propositions commerciales relatives à la maîtrise des coûts de voyage, conformité des procédures administratives d’entrée, lois et règlementations à respecter dans les différents territoires concernés.


2/ Astreinte opérationnelle

1. Permanence téléphonique 24/7: en alternance avec le second chargé de mission ;
2. Assurer l’interface 24/7 avec les collaborateurs en mobilité en cas de besoin ;
3. Assurer l’interface 24/7 avec notre agence de voyage pour l’assistance des collaborateurs en mobilité ;
4. Assurer l’interface 24/7 avec les différentes assistances, notre courtier et la direction de la société en cas de problèmes médicaux d’urgence.


Gestion des événements :

1. Faire face à une situation de crise et prendre les décisions adéquates ;
2. Rendre compte à son N+1 des faits et/ou événements importants ;
3. Organiser un rapatriement d'urgence en cas d’événements sécuritaires ou problème personnel grave d’un collaborateur.

Directement rattaché au Responsable du Département Appui aux Opérations, le Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations H/F travaille en binôme avec le second Chargé de mission - Bureau de Soutien aux Opérations, et en étroite collaboration avec les responsables des différents services pour mener à bien ses missions.

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