Intervient en appui permanent au/à la directeur.trice général.e des services en termes d'organisation, de gestion et
d'animation de l'activité de la direction générale, d'accueil, d'information, de communication, de préparation, suivi et classement des
dossiers. Appui à l'organisation, gestion et optimisation de l'activité de la direction
- Gère l'activité professionnelle du/de la directeur.trice général.e, en planifiant les réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
- Prépare les dossiers en vue des réunions quotidiennes (constitution notamment des dossiers en vue des réunions de l'exécutif et des réunions Préfet/Présidente)
- Assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions du.de la président.e en lien avec le cabinet
- Assure la gestion du courrier entrant et sortant du/de la directeur.trice général.e des services
- Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session)
- Assure l'apport de réponses aux différentes sollicitations du/de la directeur.trice général.e
- Rédige ponctuellement des courriers réponses, saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
- Contribue au classement et à l'archivage
Appui à l'animation de la direction
- Assure le suivi des modifications apportées par le/la DGS aux rapports de commission permanente et session
- Organise (gestion du planning, proposition des ordres du jour, envoi des invitations), participe aux comités de direction générale et rédige les relevés de décisions
Accueil, information et communication
- Traite et oriente les appels téléphoniques (internes/externes), accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
- Organise la circulation des informations entre le/la DGS, les DGA et DST
- Travaille en réseau avec les assistantes de direction de la collectivité et particulièrement avec les assistant.e.s du cabinet de la présidente
Spécificités
- Poste exigeant une souplesse dans les horaires de travail.
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