Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Rémunération indicative Rémunération selon grade et échelon / Régime indemnitaire (IFSE + CIA ) Descriptif de l'emploi En qualité d’Assistant(e) administratif(ve) et chargé(e) d’accueil, l’agent(e) est le premier contact du public avec la Communauté de communes. A l’écoute et ayant une parfaite connaissance des activités et de l’organisation de l’EPCI, il/elle est chargé(e) de missions variées. Missions / conditions d'exercice Les principales missions sont :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Communauté de communes et dans ce cadre traiter les demandes d’intervention et faire le suivi des sinistres liés à l’éclairage public ;
- Animer l’accueil de la Communauté de communes Coeur de France ;
- Traiter le courrier (arrivée, départ) ;
. Enregistrer les courriers dans une base de données spécifique au traitement et en assurer le paramétrage ;
. Traiter la messagerie de Coeur de France ;
. Récupérer le courrier de Coeur de France à la mairie de Saint-Amand-Montrond ;
- Gérer les fournitures administratives et les besoins divers de Coeur de France (commandes et stocks) ;
- Suivre et classer les dossiers transversaux de l’EPCI, y compris les versions numériques ;
- Suivre et organiser l’archivage de la Communauté de communes ;
- Organiser les réunions et en assurer la logistique (achats, réservations ...) ;
- Récolter les informations permettant la rédaction du rapport d’activité annuel ;
- Gérer l’agenda « invitations réunions Coeur de France » : enregistrement, diffusion, suivi et relance, réponse ;
- Assurer la logistique des réunions ou évènements (achats de première nécessité avec la carte achats) ;
- Suivre le marché d’entretien des locaux ;
- Être administrateur du réseau téléphonique ;
- Tenir à jour les différentes listes de coordonnées
Exercer une polyvalence minimale propre aux équipes réduites avec les agents de Coeur de France. Profils recherchés COMPÉTENCES REQUISES :
- Techniques d’accueil, règles de communication
- Maitrise du fonctionnement des EPCI
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S’adapter aux publics de cultures différentes
- Bon sens du relationnel
- Aptitudes rédactionnelles et de synthèse
- Capacité de travail en équipe et de partage de l’information utile
- Capacité d’anticipation, gestion des priorités et sens de l’organisation
- Maitrise des outils informatiques
- Capacité à rendre compte.
PROFIL :
- Discrétion
- Sens des responsabilités et de l’organisation
- Très bon relationnel
- Réactivité et rapidité d’exécution
- Dynamisme et grande disponibilité
- Capacité d’adaptation
- Force de propositions
- Rigueur et fiabilité du travail
- Autonomie
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