Assistant.e de communication évenementielle

Assistant.e de communication évenementielle

Au sein de la direction de la communication de l'Université Paris Nanterre, sous la responsabilité de la direction et de la responsable du pôle événementiel et diffusion, l'assistant.e de communication événementielle assure l'organisation, la coordination et la diffusion des événements internes et externes.

Il.elle participe également aux projets événementiels institutionnels de l’Université.


Activités principales:

1. Coordination et logistique des événements internes organisés par les services, les laboratoires et les étudiants dans le cadre de projets tuteurés et des événements externes en lien avec les différents interlocuteurs concernés (services logistique, technique, patrimoine, sécurité, etc.)
2. Planification des besoins matériels et humains et mise en œuvre (repérages, réservation des espaces, rendez-vous techniques, élaboration des feuilles de route, plans d'implantation, compte-rendus)
3. Conseil et accompagnement auprès des organisateurs internes et externes
4. Participation à la coordination et à la logistique des grands événements institutionnels (Voeux du président, Fête de la science, cérémonie Honoris Causa, Trophées sportifs, événements de rentrée à destination des étudiants et des personnels…)
5. Gestion de prêt du matériel événementiel
6. Gestion des demandes de tournages émanant des étudiant.es : repérages, validation technique et sécurité


Activités associées:

1. Suivi de la communication et de la diffusion faite autour des événements, en lien avec les autres pôles et la direction de la communication
2. Coordination de l’affichage papier
3. Gestion des demandes de tournages émanant des étudiant.es de l’UPN : repérages, validation technique et sécurité
4. Participation à la coordination de l’accueil d’événements dans le cadre des partenariats institutionnels
5. Appui à la programmation de la Galerie Grappin (veille, recherche d’expositions sur des thématiques identifiées, installation des expositions)
6. Participation ponctuelle à l’activité de la direction
7. Aide ponctuelle pour la captation (via un outil simple intégré présent dans les espaces) et pour la mise en ligne des enregistrements de certains événements


Profil recherché

1. Connaissances de l’environnement universitaire
2. Connaissances des méthodes de communication
3. Expérience dans la coordination et la logistique événementielles demandée
4. Connaissance du fonctionnement et de l’organisation du secteur public


Compétences opérationnelles:

1. Capacité à travailler sur plusieurs projets en parallèle et avec des temporalités différentes
2. Sens pratique, aptitudes à la résolution de problèmes
3. Capacité à reporter, à rendre compte (auprès de la direction communication et des organisateurs)
4. Capacités à prendre la parole en publique
5. Identifier les besoins et proposer des solutions adaptées
6. Planifier les différentes tâches et suivre les étapes nécessaires à la réalisation de l'événement
7. Savoir travailler en transversalité
8. Capacité d’analyse et de synthèse
9. Aisance dans l’utilisation d’outils de visioconférence appréciée
10. Capacité à effectuer les interventions de premier niveau sur les équipements audiovisuels en cas de dysfonctionnement


Qualités requises:

1. Très bonne capacité d’organisation
2. Aisance orale et rédactionnelle
3. Sens du relationnel et de la diplomatie
4. Adaptabilité et flexibilité
5. Réactivité et dynamisme
6. Travaille en équipe


Niveau d'études minimum requis

* Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2


Éléments de candidature

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.


Personnes à contacter


Qui sommes-nous?

L’Université Paris Nanterre est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation et les activités de recherche couvrent le large éventail des sciences humaines et sociales, des lettres et des langues, des sciences juridiques, économiques et de gestion, de la technologie, de la culture et des arts, des sciences de l’information et de la communication, et des activités physiques et sportives. L’établissement assure aussi pleinement sa responsabilité sociale, et plus précisément dans les domaines de la transition énergétique, de la lutte contre les précarités, de la transformation de l’organisation du travail et de la transformation numérique.

L’établissement est doté d’un budget de 240M€ et de 2300 personnels enseignants, administratifs et techniques. Il accueille chaque année 35000 étudiants et délivre près de 300 diplômes.

L’établissement est implanté dans le département des Hauts de Seine, sur les sites de Nanterre, Ville d’Avray, Saint Cloud et sur le parvis de la Défense au Pôle Universitaire Léonard de Vinci (PULV).


Descriptif du service

Rattachée à la Présidence de l’université, la Direction de la communication est responsable de la stratégie de communication interne et externe de l’établissement.

Travail ponctuel en horaires décalés (en fonction des événements, tôt le matin ou tard le soir) /week-ends (deux à trois fois par an).

Vacant à partir du 01/01/2025

#J-18808-Ljbffr