Responsable de l'administration générale et des événements institutionnels h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Le/la responsable de l'administration générale et des événements institutionnels travaillera sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur Général des Services.

Ses subordonnés hiérarchiques directs seront :
- l'agent d'accueil au service population
- les agents de l'Etat-Civil et de la délivrance des titres biométriques
- le responsable du service Espaces Naturels et Maison du Littoral
- les agents du service Droits de place

Ses élus référents seront le Maire, les Adjoints au Maire, le Conseiller Municipal délégué aux Espaces Naturels et à la Maison du Littoral.

Il/elle aura pour mission de :
-Manager les services qui sont rattachés à son domaine de compétence (Administration générale, Droits de place, Espaces Naturels et Maison du Littoral).
-Piloter la mise en œuvre des services et procédures autour de la sécurité de l’espace public et de la préservation de l’environnement.
-Coordonner les grands événements et les visites officielles. Missions / conditions d'exercice NATURE ET ETENDUE DES ACTIVITES :

A)MISSIONS TRANSVERSALES

•Cabinet du Maire

-S’assure que les réponses soient apportées aux demandes écrites adressées au Maire
-Rédige des courriers particuliers pour le Maire (remises de médailles, félicitations…)
-Est le référent de la cuisine centrale pour la mise en œuvre des réceptions du Maire (verres de l’amitié…)
-Est le référent pour les tournages et prises de vues sur l’ensemble du territoire communal
-Organise les cérémonies patriotiques
-Prépare, délègue le cas échéant et gère les arrêtés municipaux

•Conseil Municipal

-Prépare les délibérations dans son domaine de compétences
-Participe à la préparation de la reliure du Conseil Municipal (relecture, remise en forme…)
-Participe aux commissions ad hoc avant le Conseil Municipal
-Suit les décisions prises en liaison avec le DGS
-Suit la bonne tenue du registre des délibérations et de l’affichage numérique

•Elections

- S’assure de la bonne organisation des élections politiques.
-Est le référent en matière de découpage électoral,
-Propose s’il y a lieu les modifications des bureaux de vote,
- Veille au respect de la réglementation notamment en matière d’affichage électoral,
-Veille à la disponibilité des salles et à la bonne organisation matérielle des bureaux de vote.
- Supervise le processus électoral en lien avec le service élections (inscriptions, radiations, commission de révision du REU, tenue de la liste électorale, préparation des procès-verbaux….
-Est le référent de la Préfecture en matière de transmission des résultats électoraux.


•Environnement et sécurité de l’espace public

*Risques Majeurs et procédures

-Est le référent du DICRIM (Document d’Informations Communales sur les Risques Majeurs)
-Est le Référent du PCS (Plan Communal de Sauvegarde)
-Suit et applique la réglementation relative au front de mer, aux cales et aux promenades (Domaine public maritime)
-Gère administrativement les dossiers en cas de pollutions (Vigipol, plan Orsec, POLMAR …)
- Est le référent VIGIPOL
-Participe à la mise en œuvre de la réglementation relative à la plongée sur la commune (rédaction de la convention plongée), participe aux réunions entre élus et professionnels ;
-Fait appliquer les interdictions de pêche : enregistre et diffuse les arrêtés transmis par la Préfecture ;

*Environnement

-Effectue le suivi administratif et financier des projets d’aménagement liés aux espaces naturels et aux Sept Îles, en liaison avec les services techniques et le service financier
-Assure le suivi de tout projet lié à la taxe Barnier
-Assure le suivi des dossiers relatifs aux bruits et aux nuisances sonores
-Gère l’ensemble des dossiers relatifs aux carrières de granit : participation aux réunions, suivi du contentieux avec les riverains, gestion des relations avec la DREAL
-Prend en charge les dossiers en lien avec la Réserve Naturelle Nationale des 7 iles, Natura 2000, LPO, Conservatoire du Littoral, Conseil Départemental…


*Sécurité des plages et des baignades

-Est le responsable administratif du personnel saisonnier affecté à la surveillance des plages en période estivale (CRS MNS, SNSM, civils)
-Organise l’accueil des surveillants de plage, en liaison avec les ST, le service Droits de place, l’Adjoint au Maire chargé du nautisme et des plages, en début et fin de mission de l’équipe
-Est l’intermédiaire hiérarchique entre le Chef de poste et les élus ; coordonne les activités
-Recrute les surveillants civils (6 personnes)
-Prépare, suit et fait appliquer la réglementation relative aux plages (arrêtés de police du Maire)
-Prend en charge les astreintes « Démarche qualité eaux de baignade », en alternance avec le DGS et les autres agents des services techniques


B)MANAGEMENT DES SERVICES DONT LE RESPONSABLE DE L'ADMINISTRATION GENERALE EST REFERENT (ESPACES NATURELS MAISON DU LITTORAL..) OU PLACES SOUS SA RESPONSABILITE (ADMINISTRATION GENERALE, ACCUEIL ETAT-CIVIL, ELECTIONS, CIMETIERES...)

*Management des services

-Optimise le fonctionnement, l’organisation et les moyens budgétaires des services
-Organise les réunions de service
-Organise la circulation de l’information
- Participe à l’établissement du plan de formation
-Participe à la procédure de recrutement du personnel
-Evalue le personnel
-Intervient en résolution des problèmes rencontrés ponctuellement dans le service par les habitants ; assiste ou conseille les agents dans leurs multiples tâches en particulier pour les courriers plus techniques en cas de contentieux ; supervise l’organisation des élections
-Gère les relations avec les commerçants : ouvertures et dérogations des horaires d’ouverture, bars, soldes, liquidations, taxis, campings…
-Suit et applique la réglementation liée au littoral.
-Veille à la qualité de l’accueil dans le service accueil-état-civil.
-Organise les permanences d’accueil-état-civil le samedi matin
-Veille à la bonne organisation des mariages en mairie.
-Veille à la bonne gestion des salles de la mairie et à leur rangement.


*Coordination des grands événements et visites protocolaires

•Est le coordinateur de grands événements et visites officielles (Patrouille de France, grandes régates…) : mise en place de l’organisation en liaison directe avec l’organisateur ou le directeur de l’événement, les services de la Préfecture et les forces de sécurité. Profils recherchés SAVOIRS :
- Maîtrise du fonctionnement de la Collectivité et des administrations en général
- Maîtrise de la comptabilité publique et de la gestion budgétaire
- Maîtrise des procédures de marchés publics
- Connaissances juridiques approfondies en administration générale et en sécurité publique
- Connaissance de la procédure d’organisation des élections
- Connaissances approfondies du monde nautique
- Connaissances approfondies de la réglementation liée à l’environnement
- Connaissance du territoire de la Commune
- Culture générale
- Expérience et études supérieures

SAVOIR-FAIRE :
- Être doté de fortes capacités rédactionnelles
- Avoir un bon relationnel
- Manager des équipes
- Gérer des projets
- Etre force de propositions
- Disposer de capacités d’analyse et de synthèse
- Avoir le sens de l’organisation
- Être doté de capacités d’initiatives
- Prendre des décisions et les assumer

SAVOIR-ETRE :
- Capacités relationnelles
- Ecoute
- Diplomatie
- Disponibilité et engagement
- Autonomie
- Rigueur