Secrétaire à temps plein au sein de l'institut de formation en soins infirmiers h/f

1) Missions de secrétariat
- Accueil physique, logistique et téléphonique des personnes (interne et externe)
- Réception, traitement et orientation des appels, des messages téléphoniques, des courriers et courrier électroniques
- Prise de notes, traitement et mise en forme des documents, rapports, courriers, conventions de stage, comptes-rendus, enquêtes et statistiques, cahiers des charges et projets de formation,
- Mise à jour des documents institutionnels (projet pédagogique, règlement intérieur, livret d'évaluation, dossier d'autorisation) et du site internet
- Classement et archivage
2) Gestion d'une promotion
- Consolidation des effectifs de la rentrée scolaire, constitution des dossiers administratifs et informatique des étudiants, suivi des sélection Parcoursup
- Suivi de la cohorte d'étudiants (arrêts de formation, financés, enquête annuelle DREES,)
- Suivi des dossiers administratifs
- Préparation ou aide à la préparation des évaluations : mise en forme du sujet, surveillance de l'épreuve, saisie des notes, classement des copies,
- Gestion administrative des stages (Courriers, conditions, conventions)
- Préparation des éléments de la CAC (Commission d'Attribution des Crédits)
- Préparation des éléments du passage d'année
- Préparation du jury final
3) Gestion des épreuves de la sélection d'entrée F.P.C. à l'institut
- Gestion des appels téléphonique et des informations relatives au profil réglementaire des candidats : orientation
- Application du calendrier des épreuves de sélection
- Préparation des dossiers d'inscription et modalités des épreuves de sélection, contrôle de la conformité des informations des dossiers de candidatures
- Sollicitation et convocation des membres du jury
a) Epreuves écrites
Mise en forme des sujets et corrigés, éditions
Préparation du matériel nécessaire aux épreuves (brouillons, listes d'émargements)
Edition et envoi des convocations aux candidats
Accueil et contrôle de l'identité des candidats
Surveillance des épreuves
b) Epreuve orale
Convocation des candidats
Préparation des salles pour les jurys et Affichages des horaires de passages
Préparation du matériel nécessaire pour les jurys
c) Résultats
Levée de l'anonymat et enregistrement des notes
Affichage et diffusion des résultats sur site internet
Suivi des propositions validées par le candidat quotidiennement sur une période définie
4) Démarche qualité et RGPD
- Elaboration et ajustement des procédures
- Veille et suivi de la traçabilité des processus
- Vigilance dans le traitement et la protection des données (RGPD)
5) Activités diverses
- Commande et gestion des fournitures du service, demandes de bons Carl
- Réservation des salles
- Gestion des dossiers étudiants via le logiciel FORMEIS et sur les points suivants :
- Financements : TransitionPro, Kairos (France Travail), Compte Personnel de Formation
- Suivi formation : RAMSES et Bourses d'études (Région GrandEst)