Responsable administratif et logistique (h/f)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET MISSIONS

Le service Logistique et Technique (SLT) est composé 54 agents répartis dans 5 pôles d’activité. (Maintenance/exploitation - service à l’usager - agencement et espaces verts- usages numériques- coordination Jourdan/Montrouge).

Sous l’autorité du Responsable du pôle Service à l'usager, vous assurez l’organisation et la coordination des activités de gestion administratives et logistiques du bureau « cartes et réservations de salles » ainsi que la continuité de service des trois loges d’accueil du campus Panthéon.

Dans le cadre de cette mission, vous encadrer et animer une équipe de quatre agents permanents et vous assurez l'encadrement fonctionnel de trois agents intérimaires.

* Encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d’accueil :

Organiser, encadrer et contrôler l’exécution des tâches

Assurer l’interface entre sa hiérarchie et les équipes

Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l’activité

* Organisation et gestion des campagnes de réservation des salles :

Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles

Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes

Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes

Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction



* Gestion du marché lié aux prestations d’accueil :

Assurer l’interface avec le titulaire du marché

Encadrer et piloter le planning des loges

Assurer le suivi des prestations

Planifier les réunions avec le titulaire du marché

Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d’assurer la continuité du service.

* Gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l’établissement

Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités

Participer à la mise à jour de procédures


Spécificités du poste

En contact quotidien avec les usagers et les prestataires

Usage de l’anglais dans un cadre professionnel

Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilité