Secrétaire h/f

En tant que secrétaire, vous serez sous la responsabilité direct de Monsieur Chardon (gérant). Afin d'assurer la bonne gestion administrative de l'entreprise, vos différentes tâches seront les suivantes :

1. Établir la comptabilité générale au quotidien :
Préparer les factures, encaisser pour la comptable, Trier les factures payer par période mensuelle pour la comptable ( préparation TVA %)
Vérifier la facture des fournisseurs (quantité / prix), Relancer les fournisseurs en cas d'Avoir
Gérer la mise à jour des données AGICAP
Facturer le client, Relancer les factures non payées
Rédaction des notes de frais et acompte
Transmettre les doc au comptable (acomptes, avis de saisie salarié, facture manquante..)
Envoyer la fiche de présence pour la comptable, Vérifier les fiches de paie

2. Gestion des dossiers chantiers
Traitement de la partie administrative des chantiers reçu (contrat de sous-traitance à signer etc.)
Saisir les opérations effectuées dans la base de données
Monter des dossiers Ma Prime Renov, CEE & ENEDIS, Élaborer et mettre en forme les dossiers d'appel d'offres, Archivage des dossiers finis
Suivi des litiges et des procédures juridiques

3. Gestion du service client
Gérer les appels téléphoniques entrants, recevoir, rédiger, transmettre courrier et emails

4. Gestion du Marketing
Trier les photos de chantier, Poster des publications sur les réseaux sociaux
Répondre au différents messages provenant des plateformes
Mise à jour du site internet, Faire de la veille concurrentielle sur internet et les réseaux sociaux

5. Gestion sous-traitants
Vérification de la validité des attestations obligatoires, Editer devis et contrats de sous-traitance, Déclaration de la sous-traitance (édition DC4)

6. Gestion RH
Déclaration préalable à l'embauche
Rédaction des nouveaux contrats ou avenants, documents obligatoires à signer pour chaque nouveau salarié
Préparation de la mutuelle salarié
Déclaration nouveau entrant ou sortant sur chaque plateforme social (PROBTP ; CIBTP ; AMEBAT, APRIL mutuelle)
Transmission de tous les documents du nouveau contrat au cabinet comptable
Commander carte PROBTP pour chaque ouvrier
Rédaction des courriers de mise en garde ; licenciement, Archivage des documents, Traitement des demandes salariées
Remplir la fiche de présence quotidiennement
Suivi des procédures RH en cours (recrutement; licenciement; avis de saisie; amende routière.)

7. Gestion du recrutement
Rédiger des offres d'emploi, Gestion des plateformes de recrutement, Trier les candidatures et transmettre au supérieur hiérarchique

Compétences nécessaires pour le poste :
- Numérique : Traitement de texte, Maîtriser des logiciels de gestion et bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, .), Utiliser les fonctions de base d'une messagerie, internet, tableur sur PC/smartphone/tablette
- Marketing digital : Savoir utiliser les réseaux sociaux, Prise en main et la gestion des différents CRM (AGICAP ; InterFast ; Google Drive)
- Savoir communiquer : Adapter son discours et son mode de communication selon les
destinataires (clients, partenaires, équipe, .)
- Savoir-faire : Connaitre les termes techniques, spécifiques au métier de façadier et du BTP, Appliquer le règlement intérieur, Véhiculer l'image de l'entreprise, Appliquer les consignes concernant l'organisation du travail
- Organisation : Savoir réagencer ses priorités en fonction des informations reçues (mails, téléphone, oral), Organiser de façon efficace son temps de travail dans les délais
- Communication : Adapter son discours et son mode de communication selon les destinataires (clients, partenaires, équipe, .), Exprimer ses incompréhensions, Informer et renseigner des usagers/clients/partenaire sur l'opération en cours
- Travailler en équipe : Identifier les rôles et fonctions de chacun dans l'équipe, Solliciter la bonne personne en fonction des besoins

Avantages : Prime Assidiuté + Intéressement à venir (Nov 2024) + PC

Experience: 1 An(s) - 1 an minimum

Compétences: Comptabilité générale,Gestion administrative du courrier,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Planifier des rendez-vous,Réaliser des opérations comptables,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Réaliser la gestion administrative du personnel,Mettre à jour un dossier, une base de données,Renseigner, mettre à jour une documentation technique

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Travaux de maçonnerie générale et gros œuvre de bâtiment

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.