L’Adjoint(e) administratif(ve) et financier(ère) au responsable du programme immobilier a en charge le suivi de l’ensemble des procédures des projets de construction du programme immobilier. Il/elle collabore étroitement avec la Responsable du Programme Immobilier pour garantir la conformité et l’efficience des règles de préparation de projet, passation de marché et d’exécution des travaux. Il/elle assure également un rôle de coordination et de suivi auprès des prestataires en cohérence avec le code des marchés publics.
1-Gestion administrative des projets :
-Suivre les démarches administratives nécessaires au bon déroulement des projets.
-Assister la préparation des dossiers administratifs (permis de construire, autorisations diverses).
-Vérifier la conformité des documents transmis aux autorités compétentes.
2-Rédaction et transmission des DCE :
-Rédiger les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) en conformité avec le Code des Marchés Publics: CCTP, CCAP, DQE, BPU, RC, DPGF, etc.
-Transmettre les DCE finalisés avec le RPI à la Responsable des Marchés de l’établissement pour publication.
-Répondre aux questions des candidats pendant les phases de consultation, en collaboration avec la Responsable des Marchés.
3-Suivi de l’exécution des marchés :
-Suivre, en lien avec le Responsable Immobilier, l’exécution des marchés, en assurant le respect des engagements contractuels.
-Tenir à jour un calendrier des dates importantes (échéances contractuelles, dates de réunions, échéances des autorisations).
-Alerter le Responsable Immobilier sur les dates critiques et s’assurer que les actions nécessaires sont prises en temps voulu.
-Suivre les aspects financiers des marchés : gestion des factures, suivi des acomptes et des paiements.
4-Gestion des interlocuteurs externes :
-Vérifier les conformités administratives des réponses des interlocuteurs externes (architectes, entreprises de construction, …).
-Relancer les interlocuteurs en cas de retard ou de non-réponse.
-Maintenir un contact régulier avec les différents partenaires pour s’assurer du bon avancement des projets.
-Prendre en charge les procédures contentieuses éventuelles liées aux marchés de l’équipe projet.
5-Collaboration et coordination :
-Maintenir une communication fluide avec la Responsable des Marchés de l’établissement pour garantir la cohérence des processus.
-Participer à des réunions de suivi des marchés avec les autres services concernés.
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