Responsable de l'équipe administrative - h/f

Présentation de l'employeur / Finalité du poste / Contexte

Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l'un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s'appuyant sur un budget d'environ un milliard d'euros.

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c'est rejoindre une équipe qui s'investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement... participez à l'évolution et à la construction de l'avenir d'un des départements les plus attractifs de France !

Sous l'autorité de la responsable du service Maîtrise d'Ouvrage, vous êtes le(la) garant(e), au sein de l'unité Exécution des contrats - AMO, de la bonne exécution des marchés publics portés par la Direction des Routes sur le plan administratif :

1. En assurant la coordination des différents acteurs,
2. En garantissant la sécurité juridique et le respect des délais et des procédures,
3. En pilotant le suivi administratif et contractuel des opérations.

Missions principales

Coordination administrative

4. Assurer un rôle d'appui et de conseil auprès de la responsable du service et de la direction
5. Accompagner les chefs de projet des directions opérationnelles (suivi administratif, assistance en vue du règlement des litiges... )
6. Garantir la qualité des documents produits dans le respect des procédures et des délais
7. Elaborer les outils de pilotage (tableaux de bord) et s'assurer de leur actualisation par les agents de l'unité
8. S'assurer de la bonne exécution des prestations de suivi externalisées
9. Cartographier les procédures en veillant à leur bonne application
10. Participer à l'élaboration des rapports d'activité
11. Suivre l'actualité budgétaire de la Direction Générale Adjointe

Management

12. Planifier les missions des agents de l'unité
13. Piloter, suivre et évaluer l'activité de l'unité et des agents
14. Apporter une aide technique et méthodologique
15. Évaluer les besoins de formation des agents

Profil recherché

Savoirs et savoir-faire

16. Capacité à s'adapter rapidement aux logiciels spécifiques du Département (comptabilité et marchés publics).

17. Connaissances informatiques Word et Excel

18. Bonnes connaissances marchés publics et comptables

19. Esprit d'analyse et de synthèse

20. Rigueur et capacité à encadrer du personnel

21. Sens des responsabilités

Savoir-être

22. Agilité

23. Disponibilité

24. Sens du travail en équipe

25. Qualités relationnelles

26. Méthode et rigueur dans le suivi des dossiers

Vos avantages en rejoignant notre collectivité

27. Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)

28. Rémunération statutaire à laquelle s'ajoute une indemnité de sujétions et d'expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)

29. Possibilité de télétravail

30. Titres restaurant d'une valeur faciale de 7,50 EUR (participation à hauteur de 4,50 EUR par la collectivité)

31. Comité des OEuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)

32. Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)

33. Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)